Posledná faktúra ukáže viac než obvyklý deň v mesiaci
Otvorte posledné PDF a prehľad fakturácie v zákazníckom účte, ak k nemu máte oprávnený prístup. Porovnajte vyúčtované obdobie, dátum vystavenia a termín ďalšieho obnovenia. Každý údaj hovorí niečo iné: obvyklý deň doručenia e-mailu nemusí byť začiatkom obdobia ani termínom ďalšej faktúry.
Pozrite sa aj na to, či je služba stále aktívna a či sa nezmenil program alebo spôsob úhrady. Mesačná platba sama osebe nepotvrdzuje mesačné vystavovanie faktúr. Ak z prehľadu nie je jasné, kedy má prísť ďalší doklad, overte to v informáciách dodávateľa alebo sa ho opýtajte.
V modelovom príklade za službu každý mesiac odchádza platba a v septembri očakávate nový e-mail. Posledná nájdená faktúra však pokrýva júl až september. Skôr než požiadate o septembrovú kópiu, potrebujete zistiť, čo ďalšie platby pokrývajú a kedy má vzniknúť ďalší doklad. Samotná platba ani ticho v schránke túto otázku nezodpovedajú.
Overte, že sa pozeráte na správny zákaznícky účet
U toho istého dodávateľa môžete mať osobný aj firemný účet, prípadne viac firemných účtov. Na poslednej faktúre skontrolujte odberateľa a identifikáciu služby alebo zákazníka. Podľa nich overte, že ste prihlásení do správneho účtu. Prázdny prehľad v inom účte vám o hľadanej faktúre nič nepovie.
Potom skontrolujte fakturačný kontakt a spôsob doručovania. Je uvedená vaša adresa, spoločná firemná schránka alebo kontakt kolegu, ktorý službu zakladal? Ak účet spravuje niekto iný, požiadajte ho o kontrolu týchto údajov a prípadnej správy. Nepotrebujete jeho heslo ani prístup do jeho osobnej pošty.
Skontrolujte aj to, či dodávateľ posiela priamo PDF alebo len oznámenie o dokumente pripravenom v portáli. Spôsob doručenia mohol zmeniť; porovnajte nastavenie s poslednými skutočnými správami. Ak nájdete faktúru v portáli, stiahnite ju ručne a poznačte si, odkiaľ ju máte.
V schránke začnite údajmi z poslednej správy
Ak má faktúra naďalej chodiť e-mailom, vezmite si z poslednej správy presnú adresu odosielateľa, obvyklý predmet a prípadné zákaznícke číslo. Hľadajte najprv podľa odosielateľa, potom podľa názvu služby alebo tohto čísla. Druhé hľadanie pomôže aj vtedy, keď dodávateľ zmenil adresu. Prejdite archív a spam; ďalšie schránky kontrolujte len v rozsahu svojho oprávnenia.
V Gmaile môžete podľa pomocníka Googlu použiť tento modelový dopyt: in:anywhere from:fakturace@example.com. Adresu nahraďte odosielateľom poslednej faktúry. Operátor in:anywhere zahŕňa aj spam a kôš. Ak nič nenájdete, skúste namiesto adresy názov služby. Hľadanie zatiaľ neobmedzujte pomocou filename:pdf: prehliadli by ste správu, ktorá obsahuje len odkaz na portál.
V nájdenej konverzácii otvorte konkrétnu správu a skontrolujte dátum, príjemcu a prílohu alebo odkaz. Nie všetky správy v zobrazenom vlákne musia zodpovedať dopytu. Uvedené operátory fungujú v Gmaile; v inej pošte použite jej vyhľadávanie.
Opýtajte sa dodávateľa, či už mal faktúru vystaviť
Ak v účte ani v pošte nenájdete vysvetlenie, napíšte dodávateľovi. Uveďte poslednú známu faktúru, jej obdobie, zákaznícky účet a obdobie, ktoré overujete. Dodávateľ potom môže potvrdiť, či už nový doklad vystavil, alebo vysvetliť, kedy ho máte očakávať.
Vzor upravte podľa toho, čo ste skutočne skontrolovali. Ak obdobie nepoznáte, požiadajte o upresnenie, ako často a za aké obdobie dodávateľ fakturuje. Na identifikáciu použite zákaznícke číslo alebo e-mail účtu; heslo ani úplné údaje platobnej karty do správy nepatria.
Označte text, skopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých zátvorkách.
Účtovníkovi povedzte, čo ešte overujete
Ak medzitým odovzdávate podklady účtovníkovi, pošlite dohľadané dokumenty a osobitne opíšte nevyjasnenú položku. Uveďte dodávateľa, obdobie a kto zistí a doplní výsledok. Staršiu faktúru neposielajte bez vysvetlenia znova ako náhradu za novú.
Modelová správa účtovníkovi môže znieť: „Pri hostingu overujem doklad za september. Posledná nájdená faktúra pokrýva júl až september, takže zatiaľ nemám potvrdené, či mal vzniknúť ďalší dokument. Dodávateľovi som napísal/napísala; jeho odpoveď vám odovzdám ja. Ostatné dohľadané podklady posielam teraz.“ Účtovník tak vie, na čom pracujete a čo od vás ešte dostane.
Keď dodávateľ odpovie, pošlite účtovníkovi výsledok. Pri dodanej faktúre skontrolujte odberateľa a obdobie a porovnajte ju s už odovzdanými dokladmi, aby ste neposlali ten istý súbor druhýkrát. Ak odpoveď nevysvetľuje, či a kedy má faktúra vzniknúť, požiadajte dodávateľa o upresnenie.
Potvrdené údaje si uložte na nabudúce
K službe si poznačte správny zákaznícky účet, potvrdenú frekvenciu vyúčtovania, adresu na doklady a miesto, kde ich získate. Ak príčinou bolo chybné nastavenie kontaktu, dohodnite opravu s človekom, ktorý účet spravuje. Pri ďalšom doručení overte, že faktúra skutočne prišla na správnu adresu.
Nabudúce budete mať s čím porovnať chýbajúcu správu: viete, kedy doklad očakávať a ako má doraziť. Podľa toho môžete rovno skontrolovať poštu, otvoriť portál alebo sa opýtať dodávateľa na ďalšie vyúčtovanie.