De laatste factuur zegt meer dan de gebruikelijke dag van de maand
Open de laatste PDF en het factuuroverzicht in het klantaccount, als je daar toegang toe mag hebben. Vergelijk de factuurperiode, de uitgiftedatum en de datum van de volgende verlenging. Die gegevens betekenen verschillende dingen: de dag waarop de e-mail gewoonlijk aankomt, hoeft niet het begin van de periode of de datum van de volgende factuur te zijn.
Controleer ook of de dienst nog actief is en of het abonnement of de betaalmethode is veranderd. Een maandelijkse betaling bewijst op zichzelf niet dat er maandelijks facturen worden opgesteld. Als het overzicht niet duidelijk maakt wanneer je het volgende document kunt verwachten, raadpleeg dan de informatie van de leverancier of vraag het na.
In dit fictieve voorbeeld wordt de dienst elke maand betaald en verwacht je in september een nieuwe e-mail. Maar de laatste gevonden factuur beslaat juli tot en met september. Voordat je een kopie voor september vraagt, moet je uitzoeken wat de overige betalingen dekken en wanneer het volgende document moet worden opgesteld. De betaling en de stilte in je mailbox geven daar geen antwoord op.
Controleer of je het juiste klantaccount bekijkt
Bij dezelfde leverancier kun je een persoonlijk en een zakelijk account hebben, of meerdere zakelijke accounts. Controleer op de laatste factuur de gefactureerde klant en het dienst- of klantnummer. Gebruik die gegevens om vast te stellen dat je bij het juiste account bent ingelogd. Een leeg overzicht in een ander account zegt niets over de factuur die je zoekt.
Controleer daarna het facturatiecontact en de manier van versturen. Staat jouw adres vermeld, een gedeelde bedrijfsmailbox of de contactpersoon die de dienst heeft aangevraagd? Als iemand anders het account beheert, vraag diegene dan de gegevens en een eventueel bericht te controleren. Je hebt diens wachtwoord of toegang tot persoonlijke e-mail niet nodig.
Controleer ook of de leverancier de PDF zelf verstuurt of alleen meldt dat een document in het portaal klaarstaat. De manier van versturen kan veranderd zijn; vergelijk de instellingen met de laatste werkelijk ontvangen berichten. Vind je de factuur in het portaal, download die dan handmatig en noteer waar je die vandaan hebt.
Zoek in je mailbox met de gegevens uit het laatste bericht
Als de factuur nog steeds per e-mail hoort te komen, neem dan uit het laatste bericht het exacte afzenderadres, het gebruikelijke onderwerp en een eventueel klantnummer over. Zoek eerst op afzender en daarna op de naam van de dienst of dat nummer. Die tweede zoekactie helpt ook als de leverancier een ander adres gebruikt. Controleer het archief en spam; bekijk andere mailboxen alleen als je daarvoor toestemming hebt.
In Gmail kun je volgens de hulp van Google deze voorbeeldzoekopdracht gebruiken: in:anywhere from:fakturace@example.com. Vervang het adres door de afzender van de laatste factuur. De operator in:anywhere neemt ook spam en de prullenbak mee. Vind je niets, probeer dan de naam van de dienst in plaats van het adres. Beperk de zoekactie nog niet met filename:pdf: je zou een bericht met alleen een link naar het portaal kunnen missen.
Open in een gevonden gesprek het specifieke bericht en controleer de datum, de ontvanger en de bijlage of link. Niet ieder bericht in de getoonde conversatie hoeft aan de zoekopdracht te voldoen. Deze operatoren werken in Gmail; gebruik bij andere e-maildiensten hun eigen zoekfunctie.
Vraag de leverancier of de factuur al opgesteld had moeten zijn
Als het account en de e-mail geen verklaring geven, schrijf dan de leverancier. Vermeld de laatste bekende factuur, de bijbehorende periode, het klantaccount en de periode die je controleert. Zo kan de leverancier bevestigen of er al een nieuw document is opgesteld, of uitleggen wanneer je het kunt verwachten.
Pas de voorbeeldtekst aan op wat je daadwerkelijk hebt gecontroleerd. Weet je de periode niet, vraag dan hoe vaak de leverancier factureert en welke perioden de facturen beslaan. Gebruik het klantnummer of het e-mailadres van het account om je account te identificeren; stuur geen wachtwoord of volledige betaalkaartgegevens mee.
Selecteer de tekst, kopieer die naar een e-mail en vul de gegevens tussen vierkante haken in.
Vertel je boekhouder wat je nog uitzoekt
Als je ondertussen documenten aan je boekhouder stuurt, stuur dan wat je hebt gevonden en beschrijf de onduidelijke post apart. Vermeld de leverancier, de periode en wie de uitkomst zal uitzoeken en doorgeven. Stuur een oudere factuur niet zonder uitleg opnieuw als vervanging voor een nieuwe.
Een voorbeeldbericht aan je boekhouder: “Ik controleer het document voor de hosting over september. De laatste gevonden factuur beslaat juli tot en met september, dus ik weet nog niet zeker of er een volgend document had moeten zijn. Ik heb de leverancier geschreven en zal het antwoord zelf aan je doorgeven. De overige gevonden documenten stuur ik nu.” Zo weet je boekhouder wat je uitzoekt en wat er nog van jou komt.
Geef de uitkomst door zodra de leverancier antwoordt. Controleer bij een ontvangen factuur de gefactureerde klant en de periode en vergelijk die met de al aangeleverde documenten, zodat je hetzelfde bestand niet twee keer stuurt. Als het antwoord niet uitlegt of en wanneer er een factuur moet komen, vraag de leverancier dan om verduidelijking.
Bewaar de bevestigde gegevens voor de volgende keer
Noteer bij de dienst het juiste klantaccount, de bevestigde factureringsfrequentie, het adres voor documenten en de plek waar je ze kunt ophalen. Was een verkeerde contactinstelling de oorzaak, spreek dan een correctie af met de beheerder van het account. Controleer bij de volgende levering of de factuur werkelijk op het juiste adres aankomt.
Als er de volgende keer een bericht ontbreekt, heb je iets om mee te vergelijken: je weet wanneer je het document kunt verwachten en hoe het hoort aan te komen. Je kunt dan direct je e-mail controleren, het portaal openen of de leverancier naar de volgende facturering vragen.