Summat eivät välttämättä ole samassa valuutassa
Lasku on laadittu euroina, mutta tiliotteella näkyy Tšekin korunoita. Kun etsit sähköpostista tarkkaa korunamääräistä summaa, et löydä mitään, eikä aineiston luovutuksessa ole selvää, kuuluvatko tositteet yhteen. On hyödyllisempää jäljittää yhteys hankinnan, laskun ja maksun välillä kuin etsiä kahta samaa lukua.
Aloita alkuperäisestä tositteesta ja todellisesta maksutapahtumasta. Säilytä kummankin summa, valuutta, päivämäärä ja saatavilla oleva tunniste. Älä lisää omaa valuuttamuunnostasi alkuperäiseen laskuun.
Etsi yhteys, jonka voit osoittaa
Tarkista tilausnumero, laskunumero, asiakastili ja maksun kuvaus. Tilausvahvistus voi yhdistää tutun palvelunimen tiliotteella näkyvään toiseen nimeen. Tarkista jatkuvan tilauksen kohdalla myös ajanjakso: sama toimittaja ja samankaltainen summa eivät välttämättä tarkoita oikeaa kuukautta.
Jos maksoit välittäjän kautta, huomioi myös sen tapahtuma. Esimerkiksi PayPalin Activity Download -raportissa erotellaan valuutta, bruttosumma, palkkio, nettosumma ja tapahtumatunniste. Ne ovat eri tietoja, joita ei pidä yhdistää yhdeksi luvuksi. Niiden merkityksen selittää PayPal-raportin dokumentaatio.
PayPal-raportin dokumentaatio →
Sovi kirjanpitäjän kanssa, minkä tiliotteen tai vientitiedoston hän tarvitsee kyseiseen hankintaan. Lähetä se alkuperäisen laskun ja saatavilla olevan yhteyden osoittavan tiedon kanssa. Älä valitse satunnaista riviä vain siksi, että summa näyttää suunnilleen oikealta.
Erota vahvistettu yhteys samankaltaisuudesta
Kuvitteellisessa esimerkissä sinulla on 120 EUR:n lasku vuosittaisesta palvelusta ja tiliotteella 3 060 CZK:n lähtevä maksu. Tilausvahvistuksesta löytyy sama tilausnumero kuin laskusta sekä yhteys maksupalvelun tapahtumaan. Voit siis luovuttaa aineiston kirjanpitäjälle lyhyen huomautuksen kanssa:
”Lasku ja maksu ovat eri valuutoissa. Liitän mukaan alkuperäisen laskun EUR-valuutassa, siihen liittyvän tiliotteen CZK-valuutassa ja tilausvahvistuksen, joka yhdistää ne. En ole muuttanut tai muuntanut summia.”
Jos sinulla ei ole yhteistä tunnistetta ja päättelet yhteyden vain nimen ja ajankohdan perusteella, sano se suoraan. Voit lisätä: ”Tämä maksu saattaa liittyä hankintaan, mutta en ole vahvistanut yhteyttä.” Kirjanpitäjä saa tarkistettavan johtolangan, ei oletusta, joka esitetään valmiina kohdistuksena.
Kun ero jää edelleen epäselväksi
Tarkista ensin, etsitkö koko hankintaa, sen osaa, ennakkomaksua vai palautusta. Jos sinulla ei ole eroa selittävää tositetta, kysy toimittajalta tai maksupalvelulta kyseisestä tilauksesta ja tapahtumasta. Älä kirjoita laskun summaa uudelleen saadaksesi sen vastaamaan tiliotetta.
Myös artikkeli Rahat on maksettu. Miksi kirjanpitäjä tarvitsee vielä tositteen? selittää yleisen selvitystavan. Kun valuutat poikkeavat toisistaan, lisää kunkin lähteen alkuperäiset tiedot ja selvästi kuvattu yhteys. Keskustele sen jälkeen valuuttakurssin valinnasta ja kirjanpidollisesta käsittelystä kirjanpitäjän kanssa kyseisen tilanteen perusteella.
Rahat on maksettu. Miksi kirjanpitäjä tarvitsee vielä tositteen? →