Beloppen behöver inte vara i samma valuta
Fakturan är utställd i euro, men kontoutdraget visar tjeckiska kronor. När du söker efter det exakta beloppet i kronor i din e-post hittar du inget, och vid överlämningen är det oklart om underlagen hör ihop. Det hjälper mer att spåra vägen mellan köp, faktura och betalning än att leta efter två identiska tal.
Börja med originalunderlaget och den faktiska betalningsposten. Behåll respektive belopp, valuta, datum och tillgänglig identifierare. Lägg inte till en egen omräkning i originalfakturan.
Leta efter ett samband du kan belägga
Titta på ordernumret, fakturanumret, kundkontot och betalningsbeskrivningen. En orderbekräftelse kan koppla tjänstens välbekanta namn till ett annat namn på kontoutdraget. Kontrollera även perioden för ett återkommande abonnemang: samma leverantör och ett liknande belopp betyder inte nödvändigtvis rätt månad.
Om du betalade via en mellanhand, ta även hänsyn till dennes transaktion. PayPals rapport Activity Download skiljer exempelvis mellan valuta, bruttobelopp, avgift, nettobelopp och transaktionsidentifierare. Det är olika uppgifter som inte ska slås ihop till ett enda tal. Deras betydelse förklaras i dokumentationen för PayPals rapport.
dokumentationen för PayPals rapport →
Kom överens med redovisningskonsulten om vilket utdrag eller vilken export som behövs för köpet. Skicka det tillsammans med originalfakturan och den tillgängliga kopplingen. Välj inte en slumpmässig rad bara för att beloppet ser ungefär rätt ut.
Skilj ett bekräftat samband från en likhet
I ett fiktivt exempel har du en faktura på 120 EUR för en årlig tjänst och en utgående betalning på 3 060 CZK på kontoutdraget. Orderbekräftelsen innehåller samma ordernummer som fakturan och en koppling till betaltjänstens transaktion. Du kan därför lämna underlagen till redovisningskonsulten med en kort anteckning:
”Fakturan och betalningen är i olika valutor. Jag bifogar originalfakturan i EUR, det tillhörande utdraget i CZK och orderbekräftelsen som kopplar ihop dem. Jag har inte ändrat eller räknat om beloppen.”
Om du saknar en gemensam identifierare och bara antar sambandet utifrån namn och tidpunkt, skriv det uttryckligen. Du kan lägga till: ”Den här betalningen kan höra ihop med köpet, men jag har inte bekräftat det.” Redovisningskonsulten får då ett spår att kontrollera, inte ett antagande som framställs som en färdig matchning.
När skillnaden fortfarande är oklar
Kontrollera först om du söker hela köpet, en del av det, en förskottsbetalning eller en återbetalning. Om du saknar underlag för skillnaden, fråga leverantören eller betaltjänsten om den specifika beställningen och transaktionen. Skriv inte om fakturabeloppet för att få det att stämma med kontoutdraget.
Artikeln Pengarna har dragits. Varför behöver redovisningskonsulten fortfarande ett underlag? förklarar också hur du kan spåra uppgifterna i allmänhet. Vid olika valutor lägger du till originaluppgifterna från varje källa och ett tydligt beskrivet samband. Diskutera sedan val av växelkurs och bokföringshantering med redovisningskonsulten utifrån den konkreta situationen.
Pengarna har dragits. Varför behöver redovisningskonsulten fortfarande ett underlag? →