Les montants ne sont pas forcément dans la même devise
La facture est établie en euros, mais votre relevé bancaire affiche des couronnes tchèques. Vous ne trouvez rien en cherchant le montant exact en couronnes dans vos e-mails, et au moment de transmettre les pièces, leur lien reste incertain. Il est plus utile de retracer le chemin entre l’achat, la facture et le paiement que de chercher deux chiffres identiques.
Partez du document original et de la trace réelle du paiement. Conservez pour chacun son montant, sa devise, sa date et l’identifiant disponible. N’ajoutez pas votre propre conversion à la facture originale.
Cherchez un lien que vous pouvez justifier
Examinez le numéro de commande, le numéro de facture, le compte client et le libellé du paiement. Une confirmation de commande peut relier le nom du service que vous connaissez à un nom différent sur le relevé. Pour un abonnement récurrent, vérifiez aussi la période : un même fournisseur et un montant proche ne garantissent pas qu’il s’agit du bon mois.
Si vous avez payé par un intermédiaire, prenez également en compte sa transaction. Par exemple, le rapport Activity Download de PayPal distingue la devise, le montant brut, les frais, le montant net et l’identifiant de transaction. Ce sont des données différentes qu’il ne faut pas fondre en un seul chiffre. La documentation du rapport PayPal en explique le sens.
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Convenez avec votre comptable du relevé ou de l’export nécessaire pour cet achat. Envoyez-le avec la facture originale et les éléments permettant de les relier. Ne choisissez pas une ligne au hasard au seul motif que son montant paraît à peu près correct.
Distinguez un lien vérifié d’une simple ressemblance
Dans un exemple fictif, vous avez une facture de 120 EUR pour un service annuel et un paiement sortant de 3 060 CZK sur le relevé. La confirmation de commande porte le même numéro de commande que la facture et renvoie à la transaction du service de paiement. Vous pouvez donc transmettre les pièces avec cette courte note :
« La facture et le paiement sont dans des devises différentes. Je joins la facture originale en EUR, le relevé correspondant en CZK et la confirmation de commande qui les relie. Je n’ai ni modifié ni converti les montants. »
Si vous n’avez pas d’identifiant commun et supposez le lien uniquement d’après le nom et la date, indiquez-le explicitement. Vous pouvez ajouter : « Je considère ce paiement comme un lien possible, mais je ne l’ai pas confirmé. » Votre comptable reçoit une piste à vérifier, et non une supposition présentée comme un rapprochement terminé.
Quand l’écart reste inexpliqué
Vérifiez d’abord si vous cherchez l’achat entier, une partie, un acompte ou un remboursement. Si aucune pièce n’explique l’écart, interrogez le fournisseur ou le service de paiement sur la commande et la transaction précises. Ne réécrivez pas le montant de la facture pour le faire correspondre au relevé.
L’article Le paiement est parti. Pourquoi votre comptable a-t-il encore besoin d’un justificatif ? explique aussi la démarche générale de recherche. Lorsque les devises diffèrent, ajoutez les données originales de chaque source et un lien clairement décrit. Discutez ensuite du choix du taux de change et du traitement comptable avec votre comptable selon la situation précise.
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