Beløbene behøver ikke være i samme valuta
Fakturaen er udstedt i euro, men kontoudtoget viser tjekkiske koruna. Når du søger efter det præcise beløb i koruna i din e-mail, finder du ingenting, og ved overdragelsen er det uklart, om de to bilag hører sammen. Det hjælper mere at finde forbindelsen mellem købet, fakturaen og betalingen end at lede efter to ens tal.
Begynd med det originale bilag og den faktiske betalingsregistrering. Bevar beløbet, valutaen, datoen og den tilgængelige identifikator fra hver af dem. Tilføj ikke din egen omregning til den originale faktura.
Led efter en forbindelse, du kan dokumentere
Se på ordrenummeret, fakturanummeret, kundekontoen og betalingsbeskrivelsen. En ordrebekræftelse kan forbinde det kendte navn på ydelsen med et andet navn på kontoudtoget. Ved et løbende abonnement skal du også kontrollere perioden: samme leverandør og et lignende beløb betyder ikke nødvendigvis den rigtige måned.
Hvis du betalte via en mellemmand, så tag også dennes transaktion med i betragtning. PayPal skelner for eksempel mellem valuta, bruttobeløb, gebyr, nettobeløb og transaktionsidentifikator i rapporten Activity Download. Det er forskellige oplysninger, som ikke skal slås sammen til ét tal. Betydningen fremgår af dokumentationen til PayPal-rapporten.
dokumentationen til PayPal-rapporten →
Aftal med bogholderen, hvilket udtog eller hvilken eksport der er brug for til købet. Send det sammen med den originale faktura og den tilgængelige forbindelse mellem dem. Vælg ikke en tilfældig linje, blot fordi beløbet ser nogenlunde rigtigt ud.
Skeln mellem en bekræftet forbindelse og en lighed
I et fiktivt eksempel har du en faktura på 120 EUR for en årlig ydelse og en udgående betaling på 3.060 CZK på kontoudtoget. Ordrebekræftelsen indeholder samme ordrenummer som fakturaen og en forbindelse til betalingstjenestens transaktion. Du kan derfor overdrage bilagene til bogholderen med en kort note:
»Fakturaen og betalingen er i forskellige valutaer. Jeg vedlægger den originale faktura i EUR, det tilhørende udtog i CZK og ordrebekræftelsen, som forbinder dem. Jeg har ikke ændret eller omregnet beløbene.«
Hvis du ikke har en fælles identifikator og kun antager forbindelsen ud fra navn og tidspunkt, så skriv det udtrykkeligt. Du kan tilføje: »Denne betaling kan være forbundet med købet, men jeg har ikke bekræftet det.« Bogholderen får et spor at undersøge, ikke en antagelse, der præsenteres som en afsluttet afstemning.
Når forskellen stadig ikke giver mening
Undersøg først, om du leder efter hele købet, en del af det, en forudbetaling eller en tilbagebetaling. Hvis du mangler et bilag, der forklarer forskellen, så spørg leverandøren eller betalingstjenesten om den konkrete bestilling og transaktion. Omskriv ikke fakturabeløbet for at få det til at passe med udtoget.
Artiklen Pengene er betalt. Hvorfor har bogholderen stadig brug for et bilag? forklarer også den generelle fremgangsmåde til at finde sammenhængen. Ved forskellige valutaer tilføjer du de oprindelige oplysninger fra hver kilde og en tydeligt beskrevet forbindelse. Valg af valutakurs og den regnskabsmæssige behandling drøfter du derefter med bogholderen ud fra den konkrete situation.
Pengene er betalt. Hvorfor har bogholderen stadig brug for et bilag? →