Sumy nemusia byť v rovnakej mene
Faktúra je vystavená v eurách, ale na bankovom výpise vidíte české koruny. Pri hľadaní presnej sumy v korunách v e-maile nič nenájdete a pri odovzdávaní nie je jasné, či oba podklady patria k sebe. Pomôže dohľadať cestu medzi nákupom, faktúrou a platbou namiesto hľadania dvoch rovnakých čísel.
Začnite pôvodným dokladom a skutočným záznamom platby. Z každého zachovajte jeho sumu, menu, dátum a dostupný identifikátor. Vlastný prepočet nepridávajte do originálnej faktúry.
Hľadajte spojenie, ktoré viete doložiť
Pozrite sa na číslo objednávky, faktúry, zákaznícky účet a opis platby. K nákupu môžete mať potvrdenie objednávky, ktoré spojí známy názov služby s iným názvom na výpise. Pri pravidelnom predplatnom overte aj obdobie: rovnaký dodávateľ a podobná suma nemusia znamenať správny mesiac.
Ak ste platili cez sprostredkovateľa, zohľadnite aj jeho transakciu. Napríklad PayPal v reporte Activity Download rozlišuje menu, hrubú sumu, poplatok, čistú sumu a identifikátor transakcie. Ide o rôzne údaje, ktoré sa nemajú zlúčiť do jedného čísla. Ich význam vysvetľuje dokumentácia reportu PayPal.
S účtovníčkou sa dohodnite, ktorý výpis alebo export k danému nákupu potrebuje. Pošlite ho s pôvodnou faktúrou a dostupným prepojením. Nevyberajte náhodný riadok len preto, že jeho suma vyzerá približne správne.
Oddeľte overenú väzbu od podobnosti
Vo fiktívnom príklade máte faktúru za ročnú službu na 120 EUR a na výpise odchádzajúcu platbu 3 060 CZK. V potvrdení objednávky nájdete rovnaké číslo objednávky ako na faktúre aj väzbu na transakciu platobnej služby. Účtovníčke teda odovzdáte podklady s krátkou poznámkou:
„Faktúra a platba sú v rôznych menách. Prikladám originálnu faktúru v EUR, súvisiaci výpis v CZK a potvrdenie objednávky, ktoré ich prepája. Sumy som neupravoval ani neprepočítaval.“
Ak nemáte spoločný identifikátor a spojenie odhadujete iba podľa názvu a času, napíšte to výslovne. Môžete doplniť: „Túto platbu považujem za možnú súvislosť, ale nemám ju potvrdenú.“ Účtovníčka dostane stopu na preverenie, nie domnienku vydávanú za dokončené párovanie.
Keď rozdiel stále nedáva zmysel
Najprv overte, či hľadáte celý nákup, jeho časť, zálohu alebo vrátenú platbu. Ak k rozdielu nemáte podklad, spýtajte sa dodávateľa či platobnej služby na konkrétnu objednávku a transakciu. Neprepisujte sumu faktúry, aby sa zhodovala s výpisom.
Všeobecný postup dohľadávania vysvetľuje aj článok Peniaze odišli. Prečo účtovníčka stále potrebuje doklad? Pri rôznych menách k nemu pridajte pôvodné údaje z každého zdroja a jasne opísanú väzbu. Výber kurzu a spôsob účtovného spracovania potom riešte s účtovníčkou podľa konkrétnej situácie.