Los importes no tienen por qué estar en la misma moneda
La factura está emitida en euros, pero en el extracto bancario aparecen coronas checas. Al buscar en el correo el importe exacto en coronas no encuentras nada y, al entregar los documentos, no queda claro si corresponden a la misma compra. Ayuda más reconstruir el recorrido entre la compra, la factura y el pago que buscar dos cifras iguales.
Empieza por el documento original y el registro real del pago. Conserva el importe, la moneda, la fecha y el identificador disponible de cada uno. No añadas tu propia conversión a la factura original.
Busca una relación que puedas demostrar
Revisa el número de pedido, el de factura, la cuenta de cliente y la descripción del pago. La confirmación del pedido puede relacionar el nombre conocido del servicio con otro nombre que aparece en el extracto. En una suscripción recurrente, comprueba también el período: el mismo proveedor y un importe parecido no garantizan que sea el mes correcto.
Si pagaste a través de un intermediario, ten en cuenta también su transacción. Por ejemplo, el informe Activity Download de PayPal distingue la moneda, el importe bruto, la comisión, el importe neto y el identificador de la transacción. Son datos diferentes que no deben mezclarse en una sola cifra. Su significado se explica en la documentación del informe de PayPal.
documentación del informe de PayPal →
Acuerda con quien lleva tu contabilidad qué extracto o exportación necesita para esa compra. Envíalo con la factura original y la relación disponible entre ambos. No elijas una línea al azar solo porque el importe parezca aproximadamente correcto.
Distingue una relación verificada de una semejanza
En un ejemplo ficticio, tienes una factura de 120 EUR por un servicio anual y un pago de 3.060 CZK en el extracto. La confirmación del pedido contiene el mismo número de pedido que la factura y una referencia a la transacción del servicio de pago. Por tanto, puedes entregar los documentos con una breve nota:
«La factura y el pago están en monedas diferentes. Adjunto la factura original en EUR, el extracto relacionado en CZK y la confirmación del pedido que los vincula. No he modificado ni convertido los importes».
Si no tienes un identificador común y solo supones la relación por el nombre y el momento, dilo expresamente. Puedes añadir: «Considero que este pago podría corresponder a la compra, pero no lo he confirmado». Contabilidad recibe una pista para comprobar, no una suposición presentada como una conciliación terminada.
Cuando la diferencia sigue sin tener sentido
Comprueba primero si buscas la compra completa, una parte, un anticipo o un reembolso. Si no tienes un documento que explique la diferencia, pregunta al proveedor o al servicio de pago por el pedido y la transacción concretos. No cambies el importe de la factura para hacerlo coincidir con el extracto.
El artículo El dinero ya ha salido. ¿Por qué contabilidad sigue necesitando un justificante? también explica el procedimiento general de búsqueda. Cuando haya monedas distintas, añade los datos originales de cada fuente y una relación claramente descrita. Después, trata la elección del tipo de cambio y el procesamiento contable con quien lleva tu contabilidad según la situación concreta.
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