Částky nemusejí být ve stejné měně
Faktura je vystavená v eurech, ale na bankovním výpisu vidíte koruny. Při hledání přesné korunové částky v e-mailu nic nenajdete a při předání není jasné, zda oba podklady patří k sobě. Pomůže dohledat cestu mezi nákupem, fakturou a platbou místo hledání dvou stejných čísel.
Začněte u původního dokladu a skutečného záznamu platby. Z každého ponechte jeho částku, měnu, datum a dostupný identifikátor. Vlastní přepočet do originální faktury nepřidávejte.
Hledejte spojení, které dokážete doložit
Podívejte se na číslo objednávky, faktury, zákaznický účet a popis platby. Nákup může mít potvrzení objednávky, které propojí známý název služby s jiným názvem na výpisu. U pravidelného předplatného ověřte také období: stejný dodavatel a podobná částka nemusí znamenat správný měsíc.
Pokud jste platili přes prostředníka, vezměte v úvahu i jeho transakci. Například PayPal ve svém reportu Activity Download rozlišuje měnu, hrubou částku, poplatek, čistou částku a identifikátor transakce. To jsou různé údaje, které se nemají slít do jediného čísla. Jejich význam uvádí dokumentace reportu PayPal.
S účetní se domluvte, který výpis nebo export k danému nákupu potřebuje. Pošlete jej s původní fakturou a dostupným propojením. Nevybírejte náhodný řádek jen proto, že jeho částka vypadá přibližně správně.
Oddělte ověřenou vazbu od podobnosti
Ve fiktivním příkladu máte fakturu za roční službu na 120 EUR a ve výpisu odchozí platbu 3 060 CZK. V potvrzení objednávky najdete číslo stejné objednávky jako na faktuře a vazbu na transakci platební služby. Účetní tedy předáte podklady s krátkou poznámkou:
„Faktura a platba jsou v různých měnách. Přikládám originální fakturu v EUR, související výpis v CZK a potvrzení objednávky, které je propojuje. Částky jsem neupravoval ani nepřepočítával.“
Pokud společný identifikátor nemáte a spojení odhadujete pouze podle názvu a času, napište to výslovně. Můžete dodat: „Tuto platbu považuji za možnou souvislost, ale nemám ji potvrzenou.“ Účetní dostane stopu k prověření, nikoli domněnku vydávanou za dokončené párování.
Když rozdíl stále nedává smysl
Nejprve ověřte, zda hledáte celý nákup, jeho část, zálohu nebo vratku. Pokud k rozdílu nemáte podklad, zeptejte se dodavatele či platební služby na konkrétní objednávku a transakci. Nepřepisujte částku faktury, aby se shodovala s výpisem.
Obecný postup dohledávání vysvětluje také článek Peníze odešly. Proč účetní pořád potřebuje doklad?. U různých měn k němu přidejte původní údaje z každého zdroje a jasně popsanou vazbu. Volbu kurzu a způsob účetního zpracování potom řešte s účetní podle konkrétní situace.