Gli importi possono essere in valute diverse
La fattura è emessa in euro, ma sull’estratto conto compaiono corone ceche. Cercando nelle e-mail l’importo esatto in corone non trovi nulla e, alla consegna, non è chiaro se i due documenti si riferiscano allo stesso acquisto. È più utile ricostruire il percorso tra acquisto, fattura e pagamento che cercare due numeri uguali.
Parti dal documento originale e dalla registrazione effettiva del pagamento. Conserva l’importo, la valuta, la data e l’identificativo disponibile di ciascuno. Non aggiungere una tua conversione alla fattura originale.
Cerca un collegamento che puoi documentare
Controlla il numero d’ordine, quello della fattura, l’account cliente e la descrizione del pagamento. Una conferma d’ordine può collegare il nome del servizio che conosci a un nome diverso sull’estratto conto. Per un abbonamento ricorrente, verifica anche il periodo: lo stesso fornitore e un importo simile non significano necessariamente che sia il mese giusto.
Se hai pagato tramite un intermediario, considera anche la sua transazione. Per esempio, il report Activity Download di PayPal distingue valuta, importo lordo, commissione, importo netto e identificativo della transazione. Sono dati diversi che non devono essere confusi in un unico numero. La documentazione del report PayPal ne spiega il significato.
documentazione del report PayPal →
Concorda con il commercialista quale estratto o esportazione serve per l’acquisto. Invialo insieme alla fattura originale e agli elementi disponibili che li collegano. Non scegliere una riga a caso solo perché l’importo sembra più o meno giusto.
Distingui un collegamento verificato da una somiglianza
In un esempio fittizio hai una fattura di 120 EUR per un servizio annuale e un pagamento in uscita di 3.060 CZK sull’estratto conto. Nella conferma d’ordine trovi lo stesso numero d’ordine della fattura e il collegamento alla transazione del servizio di pagamento. Puoi quindi consegnare i documenti al commercialista con una breve nota:
«La fattura e il pagamento sono in valute diverse. Allego la fattura originale in EUR, il relativo estratto in CZK e la conferma d’ordine che li collega. Non ho modificato né convertito gli importi».
Se non hai un identificativo comune e ipotizzi il collegamento soltanto in base al nome e al momento, scrivilo esplicitamente. Puoi aggiungere: «Considero questo pagamento un possibile collegamento, ma non l’ho confermato». Il commercialista riceve una traccia da verificare, non un’ipotesi presentata come un abbinamento già concluso.
Quando la differenza continua a non essere chiara
Verifica prima se stai cercando l’intero acquisto, una sua parte, un anticipo o un rimborso. Se non hai un documento che spieghi la differenza, chiedi al fornitore o al servizio di pagamento informazioni sull’ordine e sulla transazione specifici. Non riscrivere l’importo della fattura per farlo coincidere con l’estratto conto.
L’articolo Il pagamento è partito. Perché il commercialista ha ancora bisogno di un documento? spiega anche il procedimento generale di ricerca. In presenza di valute diverse, aggiungi i dati originali di ogni fonte e un collegamento descritto chiaramente. Poi affronta con il commercialista la scelta del tasso di cambio e il trattamento contabile in base alla situazione concreta.
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