Beløpene trenger ikke være i samme valuta
Fakturaen er utstedt i euro, men kontoutskriften viser tsjekkiske koruna. Når du søker etter det nøyaktige beløpet i koruna i e-posten, finner du ingenting, og ved overleveringen er det uklart om underlagene hører sammen. Det hjelper mer å spore veien mellom kjøpet, fakturaen og betalingen enn å lete etter to like tall.
Start med originalbilaget og den faktiske betalingsregistreringen. Behold beløpet, valutaen, datoen og den tilgjengelige identifikatoren fra hver av dem. Ikke legg inn din egen omregning i originalfakturaen.
Let etter en sammenheng du kan dokumentere
Se på bestillingsnummeret, fakturanummeret, kundekontoen og betalingsbeskrivelsen. En bestillingsbekreftelse kan knytte det kjente tjenestenavnet til et annet navn på kontoutskriften. For et løpende abonnement bør du også kontrollere perioden: samme leverandør og et lignende beløp betyr ikke nødvendigvis riktig måned.
Hvis du betalte via en mellommann, ta også hensyn til dennes transaksjon. PayPal skiller for eksempel mellom valuta, bruttobeløp, gebyr, nettobeløp og transaksjonsidentifikator i rapporten Activity Download. Dette er forskjellige opplysninger som ikke skal slås sammen til ett tall. Betydningen forklares i dokumentasjonen for PayPal-rapporten.
dokumentasjonen for PayPal-rapporten →
Avtal med regnskapsføreren hvilken utskrift eller eksport som trengs for dette kjøpet. Send den sammen med originalfakturaen og den tilgjengelige koblingen. Ikke velg en tilfeldig linje bare fordi beløpet ser omtrent riktig ut.
Skill en bekreftet kobling fra en likhet
I et fiktivt eksempel har du en faktura på 120 EUR for en årlig tjeneste og en utgående betaling på 3 060 CZK på kontoutskriften. Bestillingsbekreftelsen har samme bestillingsnummer som fakturaen og en kobling til betalingstjenestens transaksjon. Du kan derfor overlevere underlagene til regnskapsføreren med en kort merknad:
«Fakturaen og betalingen er i forskjellige valutaer. Jeg legger ved originalfakturaen i EUR, den tilhørende utskriften i CZK og bestillingsbekreftelsen som knytter dem sammen. Jeg har ikke endret eller omregnet beløpene.»
Hvis du ikke har en felles identifikator og bare antar koblingen ut fra navn og tidspunkt, skriv det uttrykkelig. Du kan legge til: «Jeg mener denne betalingen kan høre til kjøpet, men jeg har ikke bekreftet det.» Regnskapsføreren får et spor å undersøke, ikke en antakelse presentert som en ferdig avstemming.
Når forskjellen fortsatt ikke gir mening
Undersøk først om du leter etter hele kjøpet, en del av det, en forskuddsbetaling eller en refusjon. Hvis du mangler underlag som forklarer forskjellen, spør leverandøren eller betalingstjenesten om den konkrete bestillingen og transaksjonen. Ikke skriv om fakturabeløpet for å få det til å samsvare med utskriften.
Artikkelen Pengene er betalt. Hvorfor trenger regnskapsføreren fortsatt et bilag? forklarer også den generelle fremgangsmåten for å finne sammenhengen. Ved ulike valutaer legger du til originalopplysningene fra hver kilde og en tydelig beskrevet kobling. Valg av valutakurs og regnskapsmessig behandling tar du deretter opp med regnskapsføreren ut fra den konkrete situasjonen.
Pengene er betalt. Hvorfor trenger regnskapsføreren fortsatt et bilag? →