Sumele nu trebuie să fie în aceeași monedă
Factura este emisă în euro, dar pe extrasul bancar vezi coroane cehe. Când cauți în e-mail suma exactă în coroane, nu găsești nimic, iar la predarea documentelor nu este clar dacă ele aparțin aceleiași achiziții. Ajută mai mult să reconstruiești traseul dintre achiziție, factură și plată decât să cauți două numere identice.
Începe cu documentul original și înregistrarea reală a plății. Păstrează suma, moneda, data și identificatorul disponibil din fiecare. Nu adăuga propria conversie în factura originală.
Caută o legătură pe care o poți documenta
Verifică numărul comenzii, numărul facturii, contul de client și descrierea plății. O confirmare de comandă poate lega numele cunoscut al serviciului de un nume diferit pe extras. La un abonament recurent, verifică și perioada: același furnizor și o sumă asemănătoare nu înseamnă neapărat luna corectă.
Dacă ai plătit printr-un intermediar, ia în considerare și tranzacția lui. De exemplu, raportul Activity Download al PayPal distinge moneda, suma brută, comisionul, suma netă și identificatorul tranzacției. Sunt informații diferite care nu trebuie reunite într-un singur număr. Semnificația lor apare în documentația raportului PayPal.
documentația raportului PayPal →
Stabilește cu contabilul de ce extras sau export are nevoie pentru achiziția respectivă. Trimite-l cu factura originală și legătura disponibilă dintre ele. Nu alege o linie la întâmplare doar pentru că suma pare aproximativ corectă.
Separă o legătură verificată de o asemănare
Într-un exemplu fictiv, ai o factură de 120 EUR pentru un serviciu anual și o plată de ieșire de 3 060 CZK pe extras. În confirmarea comenzii găsești același număr de comandă ca pe factură și legătura cu tranzacția serviciului de plată. Poți deci să predai contabilului documentele cu o scurtă notă:
„Factura și plata sunt în monede diferite. Atașez factura originală în EUR, extrasul aferent în CZK și confirmarea comenzii care le leagă. Nu am modificat și nu am convertit sumele.”
Dacă nu ai un identificator comun și doar presupui legătura după nume și moment, scrie acest lucru explicit. Poți adăuga: „Consider această plată o posibilă legătură, dar nu am confirmat-o.” Contabilul primește o pistă de verificat, nu o presupunere prezentată ca o asociere încheiată.
Când diferența încă nu are sens
Verifică mai întâi dacă urmărești întreaga achiziție, o parte din ea, un avans sau o rambursare. Dacă nu ai un document care explică diferența, întreabă furnizorul ori serviciul de plată despre comanda și tranzacția concrete. Nu rescrie suma facturii ca să coincidă cu extrasul.
Articolul Banii au fost plătiți. De ce contabilul mai are nevoie de un document? explică și procedura generală de căutare. Pentru monede diferite, adaugă datele originale din fiecare sursă și o legătură descrisă clar. Apoi discută alegerea cursului și modul de prelucrare contabilă cu contabilul, în funcție de situația concretă.
Banii au fost plătiți. De ce contabilul mai are nevoie de un document? →