De bedragen hoeven niet in dezelfde valuta te staan
De factuur is opgesteld in euro’s, maar op je bankafschrift zie je Tsjechische kronen. Zoeken naar het exacte bedrag in kronen in je e-mail levert niets op, en bij de overdracht is onduidelijk of beide documenten bij elkaar horen. Het helpt om de route tussen aankoop, factuur en betaling te volgen in plaats van twee gelijke getallen te zoeken.
Begin bij het originele document en de daadwerkelijke betalingsregistratie. Bewaar van beide het bedrag, de valuta, de datum en de beschikbare identificatiecode. Voeg geen eigen omrekening toe aan de originele factuur.
Zoek een verband dat je kunt onderbouwen
Bekijk het bestelnummer, factuurnummer, klantaccount en de betalingsomschrijving. Een bestelbevestiging kan de bekende naam van de dienst koppelen aan een andere naam op het afschrift. Controleer bij een terugkerend abonnement ook de periode: dezelfde leverancier en een vergelijkbaar bedrag betekenen niet altijd de juiste maand.
Als je via een tussenpartij hebt betaald, neem dan ook de transactie van die partij mee. PayPal maakt in het rapport Activity Download bijvoorbeeld onderscheid tussen valuta, brutobedrag, kosten, nettobedrag en transactiecode. Dat zijn verschillende gegevens die je niet tot één getal moet samenvoegen. De documentatie van het PayPal-rapport legt hun betekenis uit.
documentatie van het PayPal-rapport →
Spreek met je boekhouder af welk afschrift of welke export nodig is voor deze aankoop. Stuur die samen met de originele factuur en het beschikbare verband. Kies geen willekeurige regel alleen omdat het bedrag ongeveer juist lijkt.
Maak onderscheid tussen een bevestigd verband en een gelijkenis
In een fictief voorbeeld heb je een factuur van 120 EUR voor een jaarlijkse dienst en een uitgaande betaling van 3.060 CZK op het afschrift. De bestelbevestiging bevat hetzelfde bestelnummer als de factuur en een koppeling met de transactie van de betaaldienst. Je kunt de documenten dus met een korte notitie aan je boekhouder geven:
‘De factuur en de betaling staan in verschillende valuta. Ik voeg de originele factuur in EUR, het bijbehorende afschrift in CZK en de bestelbevestiging die ze verbindt toe. Ik heb de bedragen niet aangepast of omgerekend.’
Als je geen gemeenschappelijke identificatiecode hebt en het verband alleen vermoedt op basis van de naam en het tijdstip, schrijf dat dan expliciet. Je kunt toevoegen: ‘Deze betaling zou erbij kunnen horen, maar ik heb dat niet bevestigd.’ Je boekhouder krijgt een aanwijzing om te controleren, geen vermoeden dat als een afgeronde koppeling wordt gepresenteerd.
Als het verschil nog steeds onduidelijk is
Controleer eerst of je de hele aankoop zoekt, een deel ervan, een vooruitbetaling of een terugbetaling. Heb je geen document dat het verschil verklaart, vraag de leverancier of betaaldienst dan naar de specifieke bestelling en transactie. Herschrijf het factuurbedrag niet om het met het afschrift te laten overeenkomen.
Ook het artikel Het geld is overgemaakt. Waarom heeft je boekhouder nog een document nodig? legt de algemene zoekaanpak uit. Voeg bij verschillende valuta de originele gegevens van elke bron en een duidelijk beschreven verband toe. Bespreek daarna de keuze van de wisselkoers en de boekhoudkundige verwerking met je boekhouder op basis van de concrete situatie.
Het geld is overgemaakt. Waarom heeft je boekhouder nog een document nodig? →