Os montantes podem estar em moedas diferentes
A fatura é emitida em euros, mas no extrato bancário aparecem coroas checas. Ao procurar no e-mail o montante exato em coroas, não encontra nada e, na entrega dos documentos, não é claro se dizem respeito à mesma compra. É mais útil reconstruir o percurso entre a compra, a fatura e o pagamento do que procurar dois números iguais.
Comece pelo documento original e pelo registo efetivo do pagamento. Conserve o montante, a moeda, a data e o identificador disponível de cada um. Não acrescente a sua própria conversão à fatura original.
Procure uma ligação que consiga comprovar
Veja o número da encomenda, o da fatura, a conta de cliente e a descrição do pagamento. Uma confirmação de encomenda pode ligar o nome conhecido do serviço a um nome diferente no extrato. Numa subscrição recorrente, verifique também o período: o mesmo fornecedor e um montante semelhante não significam necessariamente o mês certo.
Se pagou através de um intermediário, tenha em conta também a transação desse serviço. Por exemplo, o relatório Activity Download do PayPal distingue a moeda, o montante bruto, a comissão, o montante líquido e o identificador da transação. São dados diferentes que não devem ser fundidos num único número. A documentação do relatório PayPal explica o seu significado.
documentação do relatório PayPal →
Combine com o contabilista qual o extrato ou a exportação necessária para esta compra. Envie-o com a fatura original e a ligação disponível entre ambos. Não escolha uma linha ao acaso só porque o montante parece aproximadamente correto.
Distinga uma ligação confirmada de uma semelhança
Num exemplo fictício, tem uma fatura de 120 EUR por um serviço anual e um pagamento de saída de 3 060 CZK no extrato. A confirmação da encomenda tem o mesmo número de encomenda da fatura e uma ligação à transação do serviço de pagamento. Pode, por isso, entregar os documentos ao contabilista com uma breve nota:
«A fatura e o pagamento estão em moedas diferentes. Anexo a fatura original em EUR, o extrato relacionado em CZK e a confirmação de encomenda que os liga. Não alterei nem converti os montantes.»
Se não tem um identificador comum e apenas supõe a ligação pelo nome e pelo momento, indique-o expressamente. Pode acrescentar: «Considero este pagamento uma possível ligação, mas não a confirmei.» O contabilista recebe uma pista para verificar, não uma suposição apresentada como uma correspondência concluída.
Quando a diferença continua por explicar
Verifique primeiro se procura a compra completa, uma parte, um adiantamento ou um reembolso. Se não tem um documento que explique a diferença, pergunte ao fornecedor ou ao serviço de pagamento pela encomenda e transação concretas. Não reescreva o montante da fatura para o fazer coincidir com o extrato.
O artigo O dinheiro já saiu. Porque continua o contabilista a precisar de um documento? também explica o procedimento geral de pesquisa. Quando as moedas diferem, acrescente os dados originais de cada fonte e uma ligação descrita com clareza. Depois, trate da escolha da taxa de câmbio e do tratamento contabilístico com o contabilista, de acordo com a situação concreta.
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