Aufenthalt und Servicegebühr haben verschiedene Belege
Nach einem Arbeitsaufenthalt über Airbnb laden Sie ein Dokument herunter und geben es der Buchhaltung. Prüfen Sie vor Abschluss der Übergabe, ob es eine Buchungsbestätigung, ein Zahlungsbeleg oder eine Rechnung zur Airbnb-Servicegebühr ist. Ein Dokument deckt nicht automatisch alles andere ab.
Airbnb erklärt, dass eine VAT invoice dort entsteht, wo die entsprechende Steuer auf die Servicegebühr erhoben wird. Die Verfügbarkeit hängt vom Land ab. Betrachten Sie diesen Beleg daher nicht ungeprüft als Rechnung für die Unterkunft selbst.
Bei der konkreten Buchung und Zahlung beginnen
Als Gast öffnen Sie auf der Website Trips, wählen die Buchung und nutzen Get receipt in den Zahlungsinformationen. Laut Airbnb steht der Link zu einer verfügbaren Servicegebührenrechnung auch in der Bestätigungs-E-Mail unter dieser Gebühr.
Gibt es mehrere Zahlungen zur Buchung, prüfen Sie sie einzeln. Ein geöffnetes Dokument beschreibt möglicherweise nicht alle Zahlungen.
Öffnen Sie jeden Beleg und notieren Sie seinen Inhalt: Buchung, Teilzahlung oder bestimmte Gebühr. Behalten Sie Originalbezeichnung und Datei. Schreiben Sie ihn nicht zur „Rechnung für den gesamten Aufenthalt“ um, wenn der Inhalt dies nicht bestätigt.
Eigener Weg für die Firmenadministration
Nutzt die Firma Airbnb for Work, kann ein berechtigter Reiseadministrator Belege für Dienstreisen über das Firmendashboard abrufen. Auf der Website öffnet er Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, wählt den Betrag in Receipt und die entsprechende Zahlung. Danach wählt er Print und speichert den Beleg als PDF. Bei mehreren Reisen lässt sich nach dem Buchungsbestätigungscode suchen.
Anleitung für Reiseadministratoren →
Dies garantiert nicht, dass die Übersicht jeden weiteren von der Buchhaltung benötigten Beleg enthält. Der Administrator muss Art und Umfang des Dokuments trotzdem prüfen.
Fehlende Unterlagen nach ihrem Zweck anfordern
In einem hypothetischen Beispiel hat Michaela die Buchungsbestätigung und einen gesonderten Servicegebührenbeleg. Die Buchhaltung benötigt zusätzlich Unterlagen für den Aufenthalt selbst. Michaela zeigt zunächst die vorhandenen Dokumente und klärt, welcher weitere Beleg gebraucht wird.
Damit kontaktiert sie den Gastgeber und nennt Buchungsnummer, Zeitraum, Gast und Firmendaten zur Prüfung. Auch Airbnb empfiehlt für weitere Reiseunterlagen den Kontakt zum Gastgeber, möglichst schon vor der Buchung.
Informationen zu weiteren Belegen →
Sie stellt das Ergebnis nicht vorab als sicher dar. Muss der Gastgeber Inhalt oder Verfügbarkeit prüfen, notiert Michaela den konkreten offenen Punkt und die Person, die ihn verfolgt.
Eine Übersicht statt eines unklaren Pakets übergeben
Die Begleitnachricht könnte lauten: „Buchung X, Aufenthalt von Y bis Z. Anbei die Bestätigung und der verfügbare Servicegebührenbeleg. Weitere Unterlagen zum Aufenthalt wurden beim Gastgeber angefordert.“
Probleme mit einem ausgestellten Gebührenbeleg klären Sie mit dem Support. Airbnb weist darauf hin, dass eine ausgestellte VAT invoice nachträglich nicht geändert werden kann. Behalten Sie die Originaldatei und markieren Sie die Frage in der Nachricht, damit der Empfänger sie nicht selbst entdecken muss.