Pobyt a servisní poplatek mají různé podklady
Po pracovním pobytu přes Airbnb stáhnete dokument a pošlete jej účetní. Než předání uzavřete, zkontrolujte, zda jde o potvrzení rezervace, podklad k platbě, nebo fakturu k servisnímu poplatku Airbnb. Jedno automaticky nepokrývá vše ostatní.
Airbnb uvádí, že jeho VAT invoice vzniká tam, kde se na servisní poplatek uplatňuje příslušná daň. Dostupnost závisí na zemi. Takový doklad proto bez kontroly nepovažujte za fakturu za samotné ubytování.
Začněte u konkrétní rezervace a platby
Jako host na webu otevřete Trips, vyberte rezervaci a v údajích k platbě použijte Get receipt. Airbnb uvádí, že odkaz na dostupnou fakturu k servisnímu poplatku je také v e-mailovém potvrzení pod tímto poplatkem.
Pokud se k rezervaci vztahuje více plateb, ověřte je jednotlivě. Jeden otevřený podklad nemusí popisovat všechny platby.
Každý získaný dokument otevřete a zapište, co obsahuje: rezervaci, část platby, nebo konkrétní poplatek. Zachovejte původní označení a soubor. Nepřepisujte je na „fakturu za celý pobyt“, pokud to jejich obsah nepotvrzuje.
Firemní správce má samostatnou cestu
Pokud firma používá Airbnb for Work, oprávněný travel admin může získávat potvrzení pracovních cest z company dashboardu. Na webu otevře Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, vybere částku ve sloupci Receipt a příslušnou platbu. Potom zvolí Print a uloží potvrzení jako PDF. Pro více cest lze hledat podle potvrzovacího kódu rezervace.
Návod pro správce pracovních cest →
Nejde však o záruku, že tento přehled obsahuje každý další doklad, který účetní vyžaduje. Správce musí stejně ověřit typ a rozsah získaného dokumentu.
Chybějící podklad řešte podle jeho účelu
V modelovém příkladu má Michaela potvrzení rezervace a samostatný doklad k servisnímu poplatku. Účetní chce ještě dokumentaci k samotnému pobytu. Michaela jí nejprve ukáže, co už má, a potvrdí si, jaký další podklad potřebuje.
S tímto požadavkem kontaktuje hostitele: uvede číslo rezervace, termín, hosta a údaje firmy k ověření. Airbnb pro další cestovní dokumentaci také doporučuje kontakt s hostitelem, ideálně už před rezervací.
Výsledek neoznačí předem jako jistý. Pokud hostitel musí obsah nebo dostupnost ověřit, Michaela si poznamená konkrétní otevřenou položku a kdo ji sleduje.
Předávejte mapu dokumentů, ne neurčitý balíček
Průvodní zpráva může znít: „Rezervace číslo X, pobyt od Y do Z. Přikládám potvrzení a dostupný doklad k servisnímu poplatku. Další podklad k pobytu je vyžádaný u hostitele.“
Je-li na vystaveném dokladu k poplatku problém, řešte jej s podporou. Airbnb upozorňuje, že vydanou VAT invoice nemůže následně upravit. Původní soubor ponechte zachovaný a otázku označte ve zprávě, aby ji příjemce nemusel odhalovat sám.