Le séjour et les frais ont des justificatifs différents
Après un séjour professionnel réservé sur Airbnb, vous téléchargez un document et l’envoyez à la comptabilité. Avant de clore la transmission, vérifiez s’il s’agit d’une confirmation de réservation, d’un justificatif de paiement ou d’une facture des frais de service Airbnb. Une pièce ne couvre pas automatiquement toutes les autres.
Airbnb indique que sa VAT invoice est émise lorsque la taxe correspondante s’applique aux frais de service. Sa disponibilité dépend du pays. Ne la considérez donc pas sans vérification comme une facture de l’hébergement lui-même.
Partez de la réservation et du paiement précis
En tant que voyageur sur le site, ouvrez Trips, choisissez la réservation et utilisez Get receipt dans les informations de paiement. Airbnb indique que le lien vers une facture de frais disponible figure aussi sous ces frais dans l’e-mail de confirmation.
Si plusieurs paiements concernent la réservation, vérifiez-les séparément. Un document ouvert ne décrit pas nécessairement tous les paiements.
Instructions pour les voyageurs →
Ouvrez chaque pièce et notez ce qu’elle couvre : réservation, partie du paiement ou frais précis. Gardez son intitulé et son fichier d’origine. Ne la rebaptisez pas « facture du séjour complet » si son contenu ne le confirme pas.
Un parcours distinct pour l’administrateur d’entreprise
Si l’entreprise utilise Airbnb for Work, un administrateur de voyages habilité peut récupérer les reçus professionnels dans le tableau de bord de l’entreprise. Sur le site, il ouvre Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, choisit le montant dans Receipt et le paiement concerné. Il sélectionne ensuite Print et enregistre le reçu en PDF. Pour plusieurs voyages, la recherche peut se faire par code de confirmation de réservation.
Instructions pour les administrateurs de voyages →
Cela ne garantit pas que la vue contient tous les autres justificatifs demandés par la comptabilité. L’administrateur doit toujours vérifier la nature et le périmètre du document.
Traitez la pièce manquante selon sa fonction
Dans un exemple fictif, Michaela a une confirmation de réservation et un justificatif séparé de frais de service. La comptabilité demande aussi une documentation pour le séjour lui-même. Michaela montre d’abord ses pièces et confirme le justificatif supplémentaire nécessaire.
Elle contacte ensuite l’hôte avec le numéro de réservation, les dates, le voyageur et les coordonnées de l’entreprise à vérifier. Airbnb recommande également de contacter l’hôte pour les documents de voyage supplémentaires, idéalement avant la réservation.
Informations sur les documents supplémentaires →
Elle ne présente pas le résultat comme acquis. Si l’hôte doit vérifier le contenu ou la disponibilité, Michaela note le point précis en attente et la personne qui le suit.
Transmettez une vue claire des pièces
Le message d’accompagnement peut être : « Réservation X, séjour du Y au Z. Ci-joint la confirmation et le justificatif de frais de service disponible. La pièce supplémentaire pour le séjour a été demandée à l’hôte. »
En cas de problème sur un justificatif de frais émis, contactez l’assistance. Airbnb précise qu’une VAT invoice émise ne peut plus être modifiée. Gardez le fichier d’origine et signalez la question dans le message, afin que le destinataire n’ait pas à la découvrir seul.