Majoituksella ja palvelumaksulla on eri tositteet
Työmatkan Airbnb-majoituksen jälkeen lataat asiakirjan ja lähetät sen kirjanpitäjälle. Tarkista ennen luovutuksen päättämistä, onko se varausvahvistus, maksutosite vai Airbnb-palvelumaksun lasku. Yksi asiakirja ei automaattisesti kata kaikkea muuta.
Airbnb kertoo, että VAT invoice laaditaan siellä, missä palvelumaksuun sovelletaan kyseistä veroa. Saatavuus riippuu maasta. Älä siis pidä tositetta itse majoituksen laskuna tarkistamatta sitä.
Aloita tietystä varauksesta ja maksusta
Vieraana verkkosivulla avaa Trips, valitse varaus ja käytä maksutiedoissa Get receipt -toimintoa. Airbnb kertoo, että linkki saatavilla olevaan palvelumaksulaskuun löytyy myös vahvistusviestistä kyseisen maksun alta.
Jos varaukseen liittyy useita maksuja, tarkista ne yksitellen. Yksi avattu tosite ei välttämättä kuvaa kaikkia maksuja.
Avaa jokainen asiakirja ja kirjaa sen sisältö: varaus, osa maksusta tai tietty palvelumaksu. Säilytä alkuperäinen nimike ja tiedosto. Älä muuta sitä ”koko majoituksen laskuksi”, ellei sisältö vahvista tätä.
Yrityksen ylläpitäjällä on oma reitti
Jos yritys käyttää Airbnb for Workia, valtuutettu matkahallinnoija voi hakea työmatkojen kuitit yrityksen hallintanäkymästä. Verkkosivulla hän avaa Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, valitsee summan Receipt-sarakkeesta ja kyseisen maksun. Sitten hän valitsee Print ja tallentaa kuitin PDF:nä. Useita matkoja voi etsiä varauksen vahvistuskoodilla.
Tämä ei takaa, että näkymä sisältää kaikki muut kirjanpitäjän vaatimat asiakirjat. Ylläpitäjän on silti tarkistettava asiakirjan tyyppi ja kattavuus.
Selvitä puuttuva tosite sen tarkoituksen mukaan
Kuvitteellisessa esimerkissä Michaelalla on varausvahvistus ja erillinen palvelumaksutosite. Kirjanpitäjä haluaa myös itse majoituksen dokumentaation. Michaela näyttää ensin nykyiset asiakirjat ja varmistaa, mitä lisätositetta tarvitaan.
Hän ottaa sitten yhteyttä majoittajaan ja ilmoittaa varausnumeron, päivämäärät, vieraan ja tarkistettavat yritystiedot. Airbnb suosittelee myös ottamaan lisämatka-asiakirjoista yhteyttä majoittajaan, mieluiten ennen varaamista.
Hän ei merkitse lopputulosta etukäteen varmaksi. Jos majoittajan on tarkistettava sisältö tai saatavuus, Michaela kirjaa tietyn avoimen kohdan ja sitä seuraavan henkilön.
Toimita selkeä asiakirjaluettelo
Saate voi kuulua: ”Varaus X, majoitus Y–Z. Liitteenä vahvistus ja saatavilla oleva palvelumaksutosite. Majoituksen lisätosite on pyydetty majoittajalta.”
Selvitä laaditun palvelumaksutositteen ongelma tuen kanssa. Airbnb huomauttaa, ettei laadittua VAT invoice -asiakirjaa voi muuttaa jälkikäteen. Säilytä alkuperäinen tiedosto ja merkitse kysymys viestiin, jotta vastaanottajan ei tarvitse havaita sitä itse.