Șederea și comisionul au documente diferite
După o ședere de lucru prin Airbnb, descarci un document și îl trimiți contabilității. Înainte de a încheia predarea, verifică dacă este confirmarea rezervării, un document de plată sau factura comisionului de servicii Airbnb. Unul nu acoperă automat tot restul.
Airbnb precizează că VAT invoice este emisă acolo unde comisionului de servicii i se aplică taxa corespunzătoare. Disponibilitatea depinde de țară. Nu considera documentul o factură pentru cazarea propriu-zisă fără să îl verifici.
Începe cu rezervarea și plata concretă
Ca oaspete pe site, deschide Trips, alege rezervarea și folosește Get receipt în informațiile de plată. Airbnb precizează că linkul către o factură disponibilă a comisionului apare și sub acel comision în e-mailul de confirmare.
Dacă rezervarea are mai multe plăți, verifică-le separat. Un singur document deschis poate să nu descrie toate plățile.
Deschide fiecare document și notează ce acoperă: rezervarea, o parte a plății sau un comision anume. Păstrează denumirea și fișierul originale. Nu le transforma în „factură pentru întreaga ședere” dacă nu o confirmă conținutul.
Administratorul firmei are o cale separată
Dacă firma folosește Airbnb for Work, un administrator de călătorii autorizat poate obține chitanțele deplasărilor de lucru din panoul firmei. Pe site deschide Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, selectează suma din Receipt și plata corespunzătoare. Apoi alege Print și salvează chitanța ca PDF. Pentru mai multe deplasări poate căuta după codul de confirmare al rezervării.
Instrucțiuni pentru administratorii de călătorii →
Aceasta nu garantează că prezentarea conține toate celelalte documente cerute de contabilitate. Administratorul trebuie totuși să verifice tipul și acoperirea documentului.
Rezolvă documentul lipsă după scopul lui
Într-un exemplu ipotetic, Michaela are confirmarea rezervării și un document separat al comisionului. Contabilitatea cere și documentația șederii propriu-zise. Michaela arată mai întâi ce are și confirmă ce document suplimentar trebuie.
Contactează apoi gazda cu numărul rezervării, datele, oaspetele și datele firmei de verificat. Airbnb recomandă și contactarea gazdei pentru documente suplimentare de călătorie, ideal înainte de rezervare.
Informații despre documente suplimentare →
Nu prezintă rezultatul ca sigur dinainte. Dacă gazda trebuie să verifice conținutul sau disponibilitatea, Michaela notează punctul concret deschis și cine îl urmărește.
Predă o evidență clară a documentelor
Mesajul de însoțire poate suna astfel: „Rezervarea X, ședere din Y până în Z. Atașez confirmarea și documentul disponibil al comisionului de servicii. Documentul suplimentar al șederii a fost solicitat gazdei.”
Dacă există o problemă în documentul emis al comisionului, contactează asistența. Airbnb avertizează că o VAT invoice emisă nu poate fi modificată ulterior. Păstrează originalul și semnalează întrebarea în mesaj, ca destinatarul să nu trebuiască să o descopere singur.