Estadia e taxa de serviço têm documentos diferentes
Depois de uma estadia de trabalho pela Airbnb, descarrega um documento e envia-o à contabilidade. Antes de concluir a entrega, verifique se é uma confirmação de reserva, comprovativo de pagamento ou fatura da taxa de serviço Airbnb. Um não cobre automaticamente tudo o resto.
A Airbnb indica que a sua VAT invoice é emitida onde se aplica o imposto correspondente à taxa de serviço. A disponibilidade depende do país. Não a considere uma fatura do alojamento sem verificar.
Comece pela reserva e pelo pagamento concretos
Como hóspede no site, abra Trips, escolha a reserva e use Get receipt nos dados de pagamento. A Airbnb indica que o link para uma fatura disponível da taxa também surge por baixo dessa taxa no e-mail de confirmação.
Se a reserva tiver vários pagamentos, verifique cada um separadamente. Um documento aberto pode não descrever todos os pagamentos.
Abra cada documento e registe o que cobre: reserva, parte do pagamento ou uma taxa específica. Guarde a designação e o ficheiro originais. Não os altere para «fatura de toda a estadia» se o conteúdo não o confirmar.
O administrador da empresa tem uma via própria
Se a empresa usar Airbnb for Work, um administrador de viagens autorizado pode obter recibos de deslocações de trabalho no painel da empresa. No site abre Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, escolhe o montante em Receipt e o pagamento correspondente. Depois seleciona Print e guarda o recibo como PDF. Para várias viagens, pode pesquisar pelo código de confirmação da reserva.
Instruções para administradores de viagens →
Isto não garante que a vista inclua todos os outros documentos pedidos pela contabilidade. O administrador continua a ter de verificar o tipo e o âmbito do documento.
Trate o documento em falta segundo a sua finalidade
Num exemplo hipotético, Michaela tem a confirmação da reserva e um documento separado da taxa de serviço. A contabilidade quer também documentação do alojamento. Michaela mostra primeiro o que tem e confirma qual o documento adicional necessário.
Contacta então o anfitrião com número de reserva, datas, hóspede e dados da empresa para verificação. A Airbnb recomenda também contactar o anfitrião para outra documentação de viagem, idealmente antes de reservar.
Informações sobre documentos adicionais →
Não dá o resultado como certo antecipadamente. Se o anfitrião tiver de verificar conteúdo ou disponibilidade, Michaela regista o ponto concreto em aberto e quem o acompanha.
Entregue um mapa claro dos documentos
A mensagem de acompanhamento pode ser: «Reserva X, estadia de Y a Z. Anexo a confirmação e o documento disponível da taxa de serviço. O documento adicional da estadia foi pedido ao anfitrião.»
Se houver um problema num documento da taxa emitido, contacte o apoio. A Airbnb avisa que uma VAT invoice emitida não pode ser alterada posteriormente. Guarde o original e assinale a questão na mensagem, para que o destinatário não tenha de a descobrir sozinho.