Pobyt i opłata serwisowa mają różne dokumenty
Po pobycie służbowym przez Airbnb pobierasz dokument i wysyłasz go księgowości. Przed zamknięciem przekazania sprawdź, czy to potwierdzenie rezerwacji, dokument płatności czy faktura za opłatę serwisową Airbnb. Jeden nie obejmuje automatycznie wszystkiego pozostałego.
Airbnb podaje, że VAT invoice powstaje tam, gdzie od opłaty serwisowej naliczany jest odpowiedni podatek. Dostępność zależy od kraju. Bez sprawdzenia nie traktuj więc tego dokumentu jako faktury za samo zakwaterowanie.
Zacznij od konkretnej rezerwacji i płatności
Jako gość na stronie otwórz Trips, wybierz rezerwację i użyj Get receipt w danych płatności. Airbnb podaje, że link do dostępnej faktury za opłatę znajduje się także pod tą opłatą w e-mailowym potwierdzeniu.
Jeśli rezerwacja obejmuje kilka płatności, sprawdź każdą osobno. Jeden otwarty dokument nie musi opisywać wszystkich płatności.
Otwórz każdy dokument i zapisz jego zakres: rezerwacja, część płatności lub konkretna opłata. Zachowaj oryginalną nazwę i plik. Nie zmieniaj ich na „fakturę za cały pobyt”, jeśli treść tego nie potwierdza.
Administrator firmy ma osobną ścieżkę
Jeśli firma korzysta z Airbnb for Work, uprawniony administrator podróży może pobierać potwierdzenia wyjazdów służbowych z panelu firmy. Na stronie otwiera Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, wybiera kwotę w kolumnie Receipt i odpowiednią płatność. Następnie wybiera Print i zapisuje potwierdzenie jako PDF. Przy wielu podróżach można szukać po kodzie potwierdzenia rezerwacji.
Instrukcja dla administratorów podróży →
Nie gwarantuje to, że przegląd zawiera wszystkie inne dokumenty wymagane przez księgowość. Administrator nadal musi sprawdzić rodzaj i zakres dokumentu.
Brakujący dokument ustal zgodnie z jego celem
W przykładzie hipotetycznym Michaela ma potwierdzenie rezerwacji i osobny dokument opłaty serwisowej. Księgowość chce też dokumentacji samego pobytu. Michaela najpierw pokazuje posiadane dokumenty i potwierdza, jaki dodatkowy dokument jest potrzebny.
Z tą prośbą kontaktuje się z gospodarzem, podając numer rezerwacji, termin, gościa i dane firmy do sprawdzenia. Airbnb również zaleca kontakt z gospodarzem w sprawie dodatkowych dokumentów podróży, najlepiej przed rezerwacją.
Informacje o dodatkowych dokumentach →
Nie uznaje wyniku z góry za pewny. Jeśli gospodarz musi sprawdzić treść lub dostępność, Michaela zapisuje konkretną otwartą pozycję i osobę, która ją monitoruje.
Przekaż czytelny wykaz dokumentów
Wiadomość przewodnia może brzmieć: „Rezerwacja X, pobyt od Y do Z. Załączam potwierdzenie i dostępny dokument opłaty serwisowej. O dodatkowy dokument pobytu poprosiliśmy gospodarza”.
Problem z wystawionym dokumentem opłaty zgłoś do pomocy. Airbnb zaznacza, że wystawionej VAT invoice nie można później zmienić. Zachowaj oryginalny plik i wskaż pytanie w wiadomości, aby odbiorca nie musiał sam go odkrywać.