Opphold og tjenestegebyr har forskjellige bilag
Etter et arbeidsopphold via Airbnb laster du ned et dokument og sender det til regnskapsføreren. Før du avslutter overleveringen, sjekk om det er bestillingsbekreftelsen, et betalingsbilag eller en faktura for Airbnbs tjenestegebyr. Ett dokument dekker ikke automatisk alt annet.
Airbnb oppgir at deres VAT invoice utstedes der den aktuelle avgiften ilegges tjenestegebyret. Tilgjengeligheten avhenger av landet. Ikke regn dokumentet som faktura for selve overnattingen uten å sjekke det.
Start med den konkrete bestillingen og betalingen
Som gjest på nettstedet åpner du Trips, velger bestillingen og bruker Get receipt i betalingsopplysningene. Airbnb oppgir at lenken til en tilgjengelig gebyrfaktura også står under gebyret i bekreftelsesmeldingen.
Hvis bestillingen har flere betalinger, kontroller dem separat. Ett åpent dokument beskriver kanskje ikke alle betalingene.
Åpne hvert dokument og noter hva det dekker: bestillingen, en delbetaling eller et bestemt gebyr. Behold opprinnelig betegnelse og fil. Ikke endre det til «faktura for hele oppholdet» hvis innholdet ikke bekrefter dette.
Bedriftens administrator har en egen vei
Hvis bedriften bruker Airbnb for Work, kan en autorisert reiseadministrator hente kvitteringer for arbeidsreiser fra bedriftsoversikten. På nettstedet åpner vedkommende Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, velger beløpet i Receipt og den aktuelle betalingen. Deretter velges Print for å lagre kvitteringen som PDF. For flere reiser kan man søke etter bestillingens bekreftelseskode.
Veiledning for reiseadministratorer →
Dette garanterer ikke at oversikten inneholder alle andre dokumenter regnskapsføreren trenger. Administratoren må fortsatt sjekke dokumentets type og omfang.
Håndter manglende dokumenter etter formålet
I et hypotetisk eksempel har Michaela bestillingsbekreftelsen og et eget bilag for tjenestegebyret. Regnskapsføreren ønsker også dokumentasjon for selve oppholdet. Michaela viser først hva hun har og avklarer hvilket ekstra bilag som trengs.
Hun kontakter så verten med bestillingsnummer, datoer, gjest og bedriftsopplysninger til kontroll. Airbnb anbefaler også kontakt med verten for ytterligere reisedokumentasjon, helst før bestilling.
Informasjon om flere dokumenter →
Hun fremstiller ikke resultatet som sikkert på forhånd. Hvis verten må kontrollere innhold eller tilgjengelighet, noterer Michaela den konkrete åpne posten og hvem som følger den opp.
Gi en tydelig oversikt over dokumentene
Følgemeldingen kan lyde: «Bestilling X, opphold fra Y til Z. Jeg legger ved bekreftelsen og tilgjengelig dokument for tjenestegebyret. Ytterligere dokumentasjon for oppholdet er etterspurt hos verten.»
Ta problemer i et utstedt gebyrdokument med support. Airbnb påpeker at en utstedt VAT invoice ikke kan endres etterpå. Behold originalfilen og marker spørsmålet i meldingen, så mottakeren slipper å oppdage det selv.