Pobyt a servisný poplatok majú rôzne podklady
Po pracovnom pobyte cez Airbnb stiahnete dokument a pošlete ho účtovníkovi. Pred uzavretím odovzdania skontrolujte, či ide o potvrdenie rezervácie, podklad k platbe alebo faktúru za servisný poplatok Airbnb. Jeden dokument automaticky nepokrýva všetko ostatné.
Airbnb uvádza, že VAT invoice vzniká tam, kde sa na servisný poplatok uplatňuje príslušná daň. Dostupnosť závisí od krajiny. Bez kontroly preto tento doklad nepovažujte za faktúru za samotné ubytovanie.
Začnite konkrétnou rezerváciou a platbou
Ako hosť na webe otvoríte Trips, vyberiete rezerváciu a v údajoch k platbe použijete Get receipt. Airbnb uvádza, že odkaz na dostupnú faktúru k servisnému poplatku je aj v e-mailovom potvrdení pod týmto poplatkom.
Ak má rezervácia viac platieb, overte každú zvlášť. Jeden otvorený doklad nemusí opisovať všetky platby.
Každý dokument otvorte a zapíšte, čo obsahuje: rezerváciu, časť platby alebo konkrétny poplatok. Zachovajte pôvodné označenie aj súbor. Neprepisujte ho na „faktúru za celý pobyt“, ak to obsah nepotvrdzuje.
Firemný správca má osobitnú cestu
Ak firma používa Airbnb for Work, oprávnený správca pracovných ciest môže získavať potvrdenia z firemného prehľadu. Na webe otvorí Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, vyberie sumu v stĺpci Receipt a príslušnú platbu. Potom zvolí Print a uloží potvrdenie ako PDF. Pri viacerých cestách možno hľadať podľa potvrdzovacieho kódu rezervácie.
Návod pre správcu pracovných ciest →
Nie je to však záruka, že prehľad obsahuje všetky ďalšie doklady požadované účtovníkom. Správca musí aj tak overiť typ a rozsah dokumentu.
Chýbajúci podklad riešte podľa jeho účelu
V modelovom príklade má Michaela potvrdenie rezervácie a samostatný doklad k servisnému poplatku. Účtovník chce aj dokumentáciu k samotnému pobytu. Michaela najprv ukáže, čo už má, a potvrdí si, aký ďalší podklad potrebuje.
S požiadavkou kontaktuje hostiteľa: uvedie číslo rezervácie, termín, hosťa a údaje firmy na overenie. Airbnb pri ďalšej cestovnej dokumentácii tiež odporúča kontaktovať hostiteľa, ideálne už pred rezerváciou.
Informácie k ďalším dokladom →
Výsledok vopred neoznačí za istý. Ak hostiteľ musí overiť obsah či dostupnosť, Michaela si zapíše konkrétnu otvorenú položku a kto ju sleduje.
Odovzdajte prehľad dokumentov, nie neurčitý balík
Sprievodná správa môže znieť: „Rezervácia X, pobyt od Y do Z. Prikladám potvrdenie a dostupný doklad k servisnému poplatku. Ďalší podklad k pobytu je vyžiadaný od hostiteľa.“
Problém na vystavenom doklade k poplatku riešte s podporou. Airbnb upozorňuje, že vydanú VAT invoice nemôže následne upraviť. Zachovajte pôvodný súbor a otázku označte v správe, aby ju príjemca nemusel odhaliť sám.