Vistelse och serviceavgift har olika underlag
Efter en arbetsvistelse via Airbnb hämtar du ett dokument och skickar det till bokföringen. Kontrollera innan överlämningen avslutas om det är en bokningsbekräftelse, ett betalningsunderlag eller en faktura för Airbnbs serviceavgift. Ett dokument täcker inte automatiskt allt annat.
Airbnb anger att dess VAT invoice utfärdas där den aktuella skatten tas ut på serviceavgiften. Tillgängligheten beror på landet. Betrakta därför inte dokumentet som en faktura för själva boendet utan att kontrollera det.
Börja med den konkreta bokningen och betalningen
Som gäst på webbplatsen öppnar du Trips, väljer bokningen och använder Get receipt i betalningsinformationen. Airbnb anger att länken till en tillgänglig serviceavgiftsfaktura också finns under avgiften i bekräftelsemejlet.
Om bokningen har flera betalningar, kontrollera dem separat. Ett öppnat dokument beskriver kanske inte alla betalningar.
Öppna varje dokument och notera vad det omfattar: bokningen, en delbetalning eller en viss avgift. Behåll originalets benämning och fil. Ändra det inte till ”faktura för hela vistelsen” om innehållet inte bekräftar det.
Företagets administratör har en egen väg
Om företaget använder Airbnb for Work kan en behörig reseadministratör hämta kvitton för arbetsresor från företagets översikt. På webbplatsen öppnar administratören Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, väljer beloppet i Receipt och den aktuella betalningen. Därefter väljer personen Print och sparar kvittot som PDF. För flera resor går det att söka efter bokningens bekräftelsekod.
Anvisningar för reseadministratörer →
Det garanterar inte att översikten innehåller alla andra dokument som bokföringen kräver. Administratören måste ändå kontrollera dokumentets typ och omfattning.
Begär saknade dokument utifrån deras syfte
I ett hypotetiskt exempel har Michaela en bokningsbekräftelse och ett separat serviceavgiftsunderlag. Bokföringen vill även ha dokumentation för själva vistelsen. Michaela visar först vad hon har och bekräftar vilket ytterligare underlag som behövs.
Hon kontaktar sedan värden med bokningsnummer, datum, gäst och företagsuppgifter för kontroll. Airbnb rekommenderar också kontakt med värden för ytterligare resedokumentation, helst före bokningen.
Information om ytterligare dokument →
Hon beskriver inte resultatet som säkert i förväg. Om värden måste kontrollera innehåll eller tillgänglighet noterar Michaela den konkreta öppna posten och vem som följer upp den.
Lämna en tydlig dokumentöversikt
Följemeddelandet kan lyda: ”Bokning X, vistelse från Y till Z. Jag bifogar bekräftelsen och tillgängligt serviceavgiftsunderlag. Ytterligare underlag för vistelsen har begärts från värden.”
Ta problem i ett utfärdat avgiftsunderlag med supporten. Airbnb påpekar att en utfärdad VAT invoice inte kan ändras i efterhand. Behåll originalfilen och markera frågan i meddelandet så att mottagaren inte behöver upptäcka den själv.