Soggiorno e costi del servizio hanno documenti diversi
Dopo un soggiorno di lavoro tramite Airbnb, scarichi un documento e lo invii alla contabilità. Prima di chiudere la consegna, verifica se è una conferma di prenotazione, un documento di pagamento o una fattura dei costi del servizio Airbnb. Uno non copre automaticamente tutto il resto.
Airbnb indica che la sua VAT invoice viene emessa dove ai costi del servizio si applica l’imposta pertinente. La disponibilità dipende dal paese. Non considerarla quindi una fattura dell’alloggio senza verificarla.
Parti dalla prenotazione e dal pagamento specifici
Come ospite sul sito, apri Trips, scegli la prenotazione e usa Get receipt nei dati di pagamento. Airbnb indica che il link a una fattura disponibile dei costi del servizio compare anche sotto tali costi nell’e-mail di conferma.
Se la prenotazione comporta più pagamenti, controllali singolarmente. Un documento aperto potrebbe non descriverli tutti.
Apri ogni documento e annota cosa copre: prenotazione, parte del pagamento o costi specifici. Conserva denominazione e file originali. Non rinominarlo «fattura dell’intero soggiorno» se il contenuto non lo conferma.
L’amministratore aziendale ha un percorso separato
Se l’azienda usa Airbnb for Work, un amministratore dei viaggi autorizzato può recuperare le ricevute delle trasferte dalla dashboard aziendale. Sul sito apre Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, sceglie l’importo in Receipt e il pagamento pertinente. Poi seleziona Print e salva la ricevuta in PDF. Per più viaggi si può cercare tramite codice di conferma della prenotazione.
Istruzioni per gli amministratori dei viaggi →
Questo non garantisce che il riepilogo contenga tutti gli altri documenti richiesti dalla contabilità. L’amministratore deve comunque verificare tipo e copertura del documento.
Gestisci il documento mancante in base allo scopo
In un esempio ipotetico, Michaela ha la conferma di prenotazione e un documento separato dei costi del servizio. La contabilità vuole anche documentazione del soggiorno stesso. Michaela mostra prima ciò che possiede e conferma quale altro documento serve.
Con questa richiesta contatta l’host, indicando numero di prenotazione, date, ospite e dati aziendali da verificare. Airbnb consiglia inoltre di contattare l’host per altri documenti di viaggio, idealmente prima della prenotazione.
Informazioni sui documenti aggiuntivi →
Non dà il risultato per certo in anticipo. Se l’host deve controllare contenuto o disponibilità, Michaela annota la voce aperta precisa e chi la segue.
Consegna una mappa dei documenti
Il messaggio di accompagnamento può essere: «Prenotazione X, soggiorno dal Y al Z. Allego la conferma e il documento disponibile dei costi del servizio. L’ulteriore documento del soggiorno è stato richiesto all’host».
Se c’è un problema nel documento dei costi emesso, rivolgiti all’assistenza. Airbnb avverte che una VAT invoice emessa non può essere modificata successivamente. Conserva l’originale e segnala il quesito nel messaggio, così il destinatario non dovrà scoprirlo da solo.