Ophold og servicegebyr har forskellige bilag
Efter et arbejdsophold via Airbnb henter du et dokument og sender det til bogholderiet. Kontrollér før afslutningen af overdragelsen, om det er bookingbekræftelsen, et betalingsbilag eller en faktura for Airbnbs servicegebyr. Ét dokument dækker ikke automatisk alt andet.
Airbnb oplyser, at deres VAT invoice udstedes, hvor den relevante afgift pålægges servicegebyret. Tilgængeligheden afhænger af landet. Betragt derfor ikke dokumentet som en faktura for selve overnatningen uden at kontrollere det.
Begynd med den konkrete booking og betaling
Som gæst på hjemmesiden åbner du Trips, vælger bookingen og bruger Get receipt i betalingsoplysningerne. Airbnb oplyser, at linket til en tilgængelig gebyrfaktura også findes under gebyret i bekræftelsesmailen.
Har bookingen flere betalinger, så kontrollér dem hver for sig. Ét åbent dokument beskriver måske ikke alle betalingerne.
Åbn hvert dokument, og notér, hvad det dækker: bookingen, en delbetaling eller et bestemt gebyr. Bevar originalens betegnelse og fil. Omdøb det ikke til »faktura for hele opholdet«, hvis indholdet ikke bekræfter det.
Virksomhedens administrator har en særskilt vej
Bruger virksomheden Airbnb for Work, kan en autoriseret rejseadministrator hente kvitteringer for arbejdsrejser fra virksomhedsoversigten. På hjemmesiden åbner administratoren Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, vælger beløbet i Receipt og den relevante betaling. Derefter vælges Print, og kvitteringen gemmes som PDF. Ved flere rejser kan der søges på bookingens bekræftelseskode.
Vejledning for rejseadministratorer →
Det garanterer ikke, at oversigten indeholder alle andre dokumenter, bogholderiet kræver. Administratoren skal stadig kontrollere dokumentets type og omfang.
Håndtér manglende dokumenter efter deres formål
I et tænkt eksempel har Michaela en bookingbekræftelse og et særskilt servicegebyrbilag. Bogholderiet ønsker også dokumentation for selve opholdet. Michaela viser først sine dokumenter og afklarer, hvilket yderligere bilag der er behov for.
Hun kontakter derefter værten med bookingnummer, datoer, gæst og virksomhedsoplysninger til kontrol. Airbnb anbefaler også kontakt til værten om yderligere rejsedokumentation, helst inden booking.
Information om yderligere dokumenter →
Hun beskriver ikke resultatet som sikkert på forhånd. Skal værten kontrollere indhold eller tilgængelighed, noterer Michaela den konkrete åbne post, og hvem der følger den op.
Giv en tydelig dokumentoversigt
Følgebeskeden kan lyde: »Booking X, ophold fra Y til Z. Jeg vedhæfter bekræftelsen og det tilgængelige servicegebyrbilag. Jeg har bedt værten om yderligere dokumentation for opholdet.«
Tag problemer i et udstedt gebyrbilag op med supporten. Airbnb påpeger, at en udstedt VAT invoice ikke kan ændres bagefter. Bevar originalfilen, og markér spørgsmålet i beskeden, så modtageren ikke selv skal opdage det.