Verblijf en servicekosten hebben verschillende stukken
Na een zakelijk verblijf via Airbnb download je een document en stuur je het naar de boekhouding. Controleer voor je de overdracht afrondt of het een boekingsbevestiging, betalingsdocument of factuur voor Airbnb-servicekosten is. Het ene dekt niet automatisch al het andere.
Airbnb vermeldt dat een VAT invoice wordt uitgereikt waar de betreffende belasting over de servicekosten wordt geheven. De beschikbaarheid hangt van het land af. Beschouw dat document dus niet zonder controle als factuur voor de accommodatie zelf.
Begin bij de concrete boeking en betaling
Open als gast op de website Trips, kies de boeking en gebruik Get receipt bij de betalingsinformatie. Volgens Airbnb staat de link naar een beschikbare servicekostenfactuur ook onder die kosten in de bevestigingsmail.
Zijn er meerdere betalingen voor de boeking, controleer ze dan apart. Eén geopend document beschrijft mogelijk niet alle betalingen.
Open elk document en noteer wat het dekt: boeking, deelbetaling of specifieke kosten. Behoud de oorspronkelijke naam en het bestand. Maak er geen “factuur voor het hele verblijf” van als de inhoud dat niet bevestigt.
Een aparte route voor de bedrijfsbeheerder
Gebruikt het bedrijf Airbnb for Work, dan kan een bevoegde reisbeheerder betalingsbewijzen voor zakenreizen uit het bedrijfsdashboard halen. Op de website opent die Profile → Company dashboard → Trips → Completed trips, kiest het bedrag in Receipt en de betreffende betaling. Daarna volgt Print om het bewijs als PDF op te slaan. Bij meerdere reizen kun je zoeken op de boekingsbevestigingscode.
Instructies voor reisbeheerders →
Dit garandeert niet dat het overzicht alle andere door de boekhouding gevraagde documenten bevat. De beheerder moet nog steeds type en bereik van het document controleren.
Vraag ontbrekende stukken op volgens hun doel
In een hypothetisch voorbeeld heeft Michaela een boekingsbevestiging en een apart servicekostendocument. De boekhouding wil ook documentatie voor het verblijf zelf. Michaela laat eerst zien wat ze al heeft en bevestigt welk extra stuk nodig is.
Daarmee benadert ze de host en vermeldt boekingsnummer, data, gast en bedrijfsgegevens ter controle. Airbnb raadt voor aanvullende reisdocumenten ook contact met de host aan, liefst vóór de boeking.
Informatie over extra documenten →
Ze presenteert de uitkomst niet vooraf als zeker. Moet de host inhoud of beschikbaarheid controleren, dan noteert Michaela het concrete openstaande punt en wie het opvolgt.
Geef een duidelijk overzicht van de stukken
Het begeleidende bericht kan luiden: “Boeking X, verblijf van Y tot Z. Bijgevoegd zijn de bevestiging en het beschikbare servicekostendocument. Het aanvullende verblijfsstuk is bij de host aangevraagd.”
Bespreek een probleem met een uitgereikt kostendocument met support. Airbnb waarschuwt dat een uitgereikte VAT invoice niet achteraf kan worden gewijzigd. Bewaar het origineel en benoem de vraag in je bericht, zodat de ontvanger die niet zelf hoeft te ontdekken.