Der Shopbetrieb hat eine eigene Abrechnung
In der Shopify-Verwaltung finden Sie Kundenbestellungen und Informationen zu Auszahlungen. Hier brauchen Sie jedoch Belege für den Betrieb Ihres eigenen Shops. Suchen Sie deshalb dessen Abrechnung: Tarif, berechnete Apps und weitere Gebühren. Notieren Sie zunächst, für welchen Shop und welchen Zeitraum Sie die Unterlagen zusammenstellen.
Wenn Sie nur auf Bestellungen zugreifen können, bitten Sie einen berechtigten Administrator um den Export der Abrechnungen. Shopify unterscheidet die Berechtigung zum Anzeigen und Herunterladen der Abrechnung von der Berechtigung zum Ändern der Zahlungsmethoden oder des Tarifs. Bei Plus-Shops hängt der Zugriff auch von den Organisationsrollen ab.
Klären Sie, ob ein Beleg oder eine Übersicht fehlt
Unter Settings → Billing führt Shopify einzelne Abrechnungen im Bereich Past bills auf. Den ausgewählten Beleg können Sie als PDF oder CSV exportieren. Daneben gibt es einen Verlaufsexport für einen Zeitraum und eine Gebührenübersicht. Benennen Sie jeden Export danach, was er tatsächlich enthält.
Offizielle Anleitung zu Exporten →
Um eine bestimmte Abrechnung weiterzugeben, öffnen Sie den entsprechenden Eintrag und wählen Export bill → PDF. Suchen Sie mehrere Belege, hilft der Verlauf für den gewählten Zeitraum festzustellen, welche Einträge Sie noch herunterladen müssen. Betrachten Sie die Verlaufsübersicht aber nicht automatisch als Sammlung einzelner PDFs.
Bewahren Sie Übersicht und Einzelpositionen auf
Laut Shopify enthält das PDF eine Zusammenfassung und eine detaillierte Aufschlüsselung der Gebühren. Öffnen Sie die gesamte Datei und prüfen Sie Shopname, Abrechnungszeitraum und Positionen. Bewahren Sie für die Übergabe alle Seiten auf, damit die Erklärung des Gesamtbetrags erhalten bleibt.
In einem fiktiven Beispiel stellt Tomáš die September-Unterlagen für den Shop von Unternehmen A zusammen. Die Abrechnung umfasst den Tarif und zwei Apps. Tomáš bezeichnet die ganze Datei nicht nur als „Monatstarif“, sondern schreibt in der Begleitnachricht, dass der Beleg auch die genannten Apps enthält. Schickt ein App-Anbieter einen eigenen Beleg außerhalb von Shopify, sucht er diesen anhand des tatsächlichen Kaufs gesondert heraus.
Ändern Sie dabei nicht die Angaben im ursprünglichen PDF. Shopify erklärt, dass Änderungen am Abrechnungsprofil in neu ausgestellte Abrechnungen einfließen; ältere Belege behalten ihre ursprünglichen Angaben.
Wenn eine Position oder ein ganzer Zeitraum fehlt
Schreiben Sie dem Administrator: „Bitte sende mir die ursprüngliche PDF-Abrechnung für den Shop von Unternehmen A für den September. Ich benötige den vollständigen Beleg mit der Aufschlüsselung von Tarif, Apps und weiteren berechneten Positionen. Prüfe bitte auch, ob für diesen Zeitraum weitere Belege ausgestellt wurden.“
Findet der Administrator keine passende Abrechnung, geben Sie ihm die Shopnummer, den Zeitraum und eine bekannte Position, damit er den Fall mit dem Support klären kann. Lassen Sie den fehlenden Beleg in Ihrer Liste offen.
Übergeben Sie der Buchhaltung schließlich die einzelnen Originaldokumente und eine kurze Liste ihres Inhalts. Auszahlungen aus Kundenverkäufen oder Kundenbestellungen fügen Sie nur als gesondert vereinbarte Unterlagen hinzu; ersetzen Sie damit nicht die Abrechnung für den Shopbetrieb.