Prevádzka obchodu má vlastné vyúčtovanie
V administrácii Shopify nájdete objednávky zákazníkov aj informácie o výplatách, teraz však potrebujete doklady za prevádzku vlastného obchodu. Hľadajte preto jeho fakturáciu: program, účtované aplikácie a ďalšie poplatky. Najprv si zapíšte, pre ktorý obchod a obdobie podklady pripravujete.
Ak máte prístup iba k objednávkam, požiadajte oprávneného správcu o export vyúčtovania. Shopify odlišuje oprávnenia na zobrazenie a stiahnutie fakturácie od oprávnení na zmenu platobných metód či programu. Pri obchodoch Plus sa prístup riadi aj rolami organizácie.
Zistite, či chýba doklad alebo prehľad
V Settings → Billing ponúka Shopify jednotlivé vyúčtovania v časti Past bills. Vybraný doklad môžete exportovať do PDF alebo CSV. Samostatne je dostupný export histórie za obdobie a prehľad poplatkov. Každý výstup označte podľa toho, čo skutočne obsahuje.
Ak chcete odovzdať konkrétne vyúčtovanie, otvorte príslušnú položku a vyberte Export bill → PDF. Pri hľadaní viacerých dokladov vám história za zvolené obdobie pomôže určiť, ktoré položky ešte treba stiahnuť. Prehľad histórie však automaticky nepovažujte za súbor jednotlivých PDF.
Uchovajte súhrn aj podrobný rozpis položiek
Podľa Shopify obsahuje PDF súhrn aj podrobný rozpis poplatkov. Otvorte celý súbor a skontrolujte názov obchodu, účtované obdobie aj položky. Na odovzdanie uchovajte všetky strany, aby sa nestratilo vysvetlenie celkovej sumy.
V modelovom príklade pripravuje Tomáš septembrové podklady pre obchod firmy A. Vyúčtovanie zahŕňa program a dve aplikácie. Tomáš neoznačí celý súbor iba ako „mesačný program“; do sprievodnej správy napíše, že doklad obsahuje aj uvedené aplikácie. Ak niektorý dodávateľ aplikácie posiela vlastný dokument mimo Shopify, dohľadá ho samostatne podľa skutočného nákupu.
Údaje pôvodného PDF pritom nemeňte. Shopify uvádza, že zmeny fakturačného profilu sa premietnu do novo vystavených vyúčtovaní; staršie doklady si ponechávajú pôvodné údaje.
Keď chýba položka alebo celé obdobie
Správcovi napíšte: „Prosím o pôvodné PDF vyúčtovania za obchod firmy A za septembrové obdobie. Potrebujem celý doklad s rozpisom programu, aplikácií a ostatných účtovaných položiek. Over aj to, či sú za dané obdobie vystavené ďalšie doklady.“
Ak správca nenájde zodpovedajúce vyúčtovanie, odovzdajte mu číslo obchodu, obdobie a známu položku, aby to mohol riešiť s podporou. Chýbajúci podklad ponechajte v zozname otvorený.
Účtovníkovi napokon odovzdajte jednotlivé pôvodné dokumenty a stručný zoznam toho, čo pokrývajú. Výplaty za predaje zákazníkom alebo ich objednávky pridávajte len ako samostatne dohodnuté podklady; nenahrádzajte nimi vyúčtovanie za prevádzku obchodu.