Prowadzenie sklepu ma własne rozliczenia
W panelu Shopify znajdziesz zamówienia klientów i informacje o wypłatach, ale tutaj potrzebujesz dokumentów za prowadzenie własnego sklepu. Szukaj więc jego rozliczeń: planu, naliczonych kosztów aplikacji i innych opłat. Najpierw zapisz, dla którego sklepu i okresu przygotowujesz dokumenty.
Jeśli masz dostęp tylko do zamówień, poproś uprawnionego administratora o eksport rozliczeń. Shopify odróżnia uprawnienia do przeglądania i pobierania rozliczeń od uprawnień do zmiany metod płatności lub planu. W sklepach Plus dostęp zależy również od ról w organizacji.
Ustal, czy brakuje dokumentu, czy zestawienia
W Settings → Billing Shopify udostępnia pojedyncze rozliczenia w części Past bills. Wybrany dokument można wyeksportować do PDF lub CSV. Osobno dostępny jest eksport historii za dany okres oraz zestawienie opłat. Opisz każdy plik zgodnie z jego rzeczywistą zawartością.
Oficjalna instrukcja eksportowania →
Aby przekazać konkretne rozliczenie, otwórz odpowiednią pozycję i wybierz Export bill → PDF. Jeśli szukasz kilku dokumentów, historia za wybrany okres pomoże ustalić, które pozycje trzeba jeszcze pobrać. Nie traktuj jednak automatycznie zestawienia historii jako zbioru pojedynczych plików PDF.
Zachowaj podsumowanie i szczegóły naliczonych opłat
Według Shopify plik PDF zawiera podsumowanie i szczegółowe zestawienie opłat. Otwórz cały plik i sprawdź nazwę sklepu, okres rozliczenia oraz pozycje. Zachowaj wszystkie strony do przekazania, aby nie zgubić wyjaśnienia łącznej kwoty.
W hipotetycznym przykładzie Tomáš przygotowuje wrześniowe dokumenty dla sklepu firmy A. Rozliczenie obejmuje plan i dwie aplikacje. Tomáš nie opisuje całego pliku wyłącznie jako „plan miesięczny”; w wiadomości dołączonej do dokumentu zaznacza, że obejmuje on również te aplikacje. Jeśli dostawca aplikacji wysyła własny dokument poza Shopify, Tomáš szuka go osobno na podstawie rzeczywistego zakupu.
Nie zmieniaj przy tym danych w oryginalnym PDF. Shopify podaje, że zmiany profilu rozliczeniowego mają zastosowanie do nowo wystawianych rozliczeń; starsze dokumenty zachowują pierwotne dane.
Gdy brakuje pozycji lub całego okresu
Napisz do administratora: „Proszę o oryginalny PDF rozliczenia sklepu firmy A za wrzesień. Potrzebuję całego dokumentu z wyszczególnieniem planu, aplikacji i pozostałych naliczonych pozycji. Sprawdź też, czy za ten okres wystawiono inne dokumenty”.
Jeśli administrator nie znajdzie odpowiedniego rozliczenia, przekaż mu numer sklepu, okres i znaną pozycję, aby mógł wyjaśnić sprawę z pomocą techniczną. Pozostaw brakujący dokument jako nierozwiązany w zestawieniu.
Na koniec przekaż księgowości poszczególne oryginalne dokumenty i krótką listę tego, co obejmują. Wypłaty ze sprzedaży klientom lub ich zamówienia dołączaj tylko jako materiały uzgodnione osobno; nie zastępuj nimi rozliczeń za prowadzenie sklepu.