La gestione del negozio ha una fatturazione propria
Nell’amministrazione Shopify trovi gli ordini dei clienti e le informazioni sugli accrediti, ma qui servono i documenti relativi alla gestione del tuo negozio. Cerca quindi la sua fatturazione: piano, costi delle app e altre spese. Annota innanzitutto per quale negozio e periodo stai preparando i documenti.
Se puoi accedere soltanto agli ordini, chiedi a un amministratore autorizzato di esportare le fatture. Shopify distingue le autorizzazioni per visualizzare e scaricare la fatturazione da quelle per modificare i metodi di pagamento o il piano. Nei negozi Plus, l’accesso dipende anche dai ruoli dell’organizzazione.
Capisci se manca un documento o un riepilogo
In Settings → Billing, Shopify elenca le singole fatture nella sezione Past bills. Puoi esportare il documento selezionato in PDF o CSV. Sono disponibili separatamente anche l’esportazione dello storico per un periodo e un riepilogo degli addebiti. Identifica ogni file in base a ciò che contiene davvero.
Guida ufficiale alle esportazioni →
Per consegnare una fattura specifica, apri la voce corrispondente e scegli Export bill → PDF. Se cerchi più documenti, lo storico del periodo selezionato aiuta a capire quali voci devi ancora scaricare. Non considerare però automaticamente il riepilogo dello storico come una raccolta di singoli PDF.
Conserva il riepilogo e il dettaglio degli addebiti
Secondo Shopify, il PDF contiene un riepilogo e il dettaglio degli addebiti. Apri l’intero file e controlla il nome del negozio, il periodo fatturato e le voci. Conserva tutte le pagine per la consegna, così da non perdere la spiegazione dell’importo totale.
In un esempio ipotetico, Tomáš prepara i documenti di settembre per il negozio dell’azienda A. La fattura comprende il piano e due app. Tomáš non identifica l’intero file semplicemente come «piano mensile»: nel messaggio di accompagnamento precisa che il documento comprende anche quelle app. Se un fornitore di app invia un proprio documento al di fuori di Shopify, lo cerca separatamente in base all’acquisto effettuato.
Non modificare i dati del PDF originale. Shopify indica che le modifiche al profilo di fatturazione si riflettono sulle fatture di nuova emissione; i documenti precedenti mantengono i dati originali.
Quando manca una voce o un intero periodo
Scrivi all’amministratore: «Puoi inviarmi il PDF originale della fattura del negozio dell’azienda A per il periodo di settembre? Mi serve il documento completo con il dettaglio del piano, delle app e delle altre voci addebitate. Verifica anche se sono stati emessi altri documenti per quel periodo».
Se l’amministratore non trova la fattura corrispondente, forniscigli il numero del negozio, il periodo e una voce nota per contattare l’assistenza. Lascia il documento mancante in sospeso nell’elenco.
Consegna infine al commercialista i singoli documenti originali e un breve elenco di ciò che coprono. Aggiungi gli accrediti delle vendite ai clienti o i loro ordini solo come documentazione concordata separatamente; non usarli per sostituire le fatture relative alla gestione del negozio.