Butikens drift har en egen fakturering
I Shopify-administrationen finns kundbeställningar och information om utbetalningar, men här behöver du underlag för driften av din egen butik. Leta därför efter butikens fakturering: abonnemang, debiterade appar och andra avgifter. Skriv först ned vilken butik och period du samlar underlagen för.
Om du bara har tillgång till beställningar, be en behörig administratör att exportera fakturorna. Shopify skiljer behörigheten att visa och ladda ned faktureringsunderlag från behörigheten att ändra betalningsmetoder eller abonnemang. För Plus-butiker styrs åtkomsten också av organisationens roller.
Avgör om det saknas ett dokument eller en översikt
Under Settings → Billing visar Shopify enskilda fakturor i Past bills. Det valda dokumentet kan exporteras som PDF eller CSV. Separat finns en historikexport för en period och en avgiftsöversikt. Märk varje fil utifrån vad den faktiskt innehåller.
Officiell guide till exporter →
För att lämna över en viss faktura öppnar du posten och väljer Export bill → PDF. Om du söker flera dokument hjälper historiken för den valda perioden dig att se vilka poster som fortfarande behöver laddas ned. Betrakta däremot inte historiköversikten automatiskt som en samling enskilda PDF-filer.
Behåll både sammanfattningen och de detaljerade posterna
Enligt Shopify innehåller PDF-filen en sammanfattning och en detaljerad specifikation av avgifterna. Öppna hela filen och kontrollera butikens namn, faktureringsperioden och posterna. Behåll alla sidor när du lämnar över den, så att förklaringen till totalbeloppet finns kvar.
I ett hypotetiskt exempel samlar Tomáš septemberunderlagen för företag A:s butik. Fakturan omfattar abonnemanget och två appar. Tomáš märker inte hela filen enbart som ”månadsabonnemang”, utan skriver i följemeddelandet att dokumentet även omfattar dessa appar. Om en appleverantör skickar ett eget dokument utanför Shopify söker han efter det separat utifrån det faktiska köpet.
Ändra inte uppgifterna i den ursprungliga PDF-filen. Shopify anger att ändringar i faktureringsprofilen påverkar nyutfärdade fakturor; äldre dokument behåller sina ursprungliga uppgifter.
När en post eller en hel period saknas
Skriv till administratören: ”Skicka gärna den ursprungliga PDF-fakturan för företag A:s butik för september. Jag behöver hela dokumentet med specifikation av abonnemang, appar och övriga debiterade poster. Kontrollera också om det har utfärdats fler dokument för perioden.”
Om administratören inte hittar rätt faktura, ge personen butiksnumret, perioden och en känd post för att ta frågan vidare till supporten. Låt det saknade underlaget stå kvar som öppet i listan.
Lämna till sist över de enskilda originaldokumenten och en kort lista över vad de omfattar till den som sköter redovisningen. Lägg bara till utbetalningar från kundförsäljning eller kundbeställningar som separat överenskomna underlag; använd dem inte för att ersätta fakturorna för butikens drift.