O funcionamento da loja tem faturação própria
Na administração do Shopify encontra as encomendas dos clientes e informações sobre os pagamentos recebidos da plataforma, mas aqui precisa dos documentos relativos ao funcionamento da sua própria loja. Procure, por isso, a respetiva faturação: plano, aplicações cobradas e outros encargos. Comece por anotar a loja e o período para os quais está a preparar os documentos.
Se só tiver acesso às encomendas, peça a um administrador autorizado que exporte as faturas. O Shopify distingue as permissões para consultar e descarregar a faturação das que permitem alterar os métodos de pagamento ou o plano. Nas lojas Plus, o acesso depende também dos papéis na organização.
Determine se falta um documento ou um resumo
Em Settings → Billing, o Shopify apresenta as faturas individuais na secção Past bills. Pode exportar o documento escolhido em PDF ou CSV. Existem também, separadamente, uma exportação do histórico de um período e um resumo de encargos. Identifique cada ficheiro de acordo com o que realmente contém.
Instruções oficiais de exportação →
Para entregar uma fatura específica, abra a entrada correspondente e escolha Export bill → PDF. Se procurar vários documentos, o histórico do período escolhido ajuda a identificar as entradas que ainda precisa de descarregar. Não considere automaticamente esse histórico como um conjunto de PDF individuais.
Guarde o resumo e o detalhe dos encargos
Segundo o Shopify, o PDF contém um resumo e uma discriminação detalhada dos encargos. Abra o ficheiro completo e verifique o nome da loja, o período faturado e as rubricas. Guarde todas as páginas para a entrega, para não perder a explicação do montante total.
Num exemplo hipotético, Tomáš prepara os documentos de setembro da loja da empresa A. A fatura inclui o plano e duas aplicações. Tomáš não identifica o ficheiro inteiro apenas como «plano mensal»: na mensagem de acompanhamento, explica que o documento inclui também essas aplicações. Se um fornecedor de aplicações enviar um documento próprio fora do Shopify, procura-o separadamente com base na compra efetuada.
Não altere os dados do PDF original. O Shopify indica que as alterações ao perfil de faturação se refletem nas novas faturas emitidas; os documentos anteriores conservam os dados originais.
Quando falta uma rubrica ou um período inteiro
Escreva ao administrador: «Podes enviar-me o PDF original da fatura da loja da empresa A referente a setembro? Preciso do documento completo com a discriminação do plano, das aplicações e das restantes rubricas cobradas. Verifica também se foram emitidos outros documentos para esse período.»
Se o administrador não encontrar a fatura correspondente, indique-lhe o número da loja, o período e uma rubrica conhecida para tratar do assunto com o apoio ao cliente. Deixe o documento em falta como pendente na lista.
Por fim, entregue ao contabilista os documentos originais individuais e uma breve lista do que abrangem. Acrescente os pagamentos da plataforma relativos às vendas a clientes ou as encomendas destes apenas como documentos acordados separadamente; não os use para substituir as faturas de funcionamento da loja.