Driften av butikken har egne fakturaer
I Shopify-administrasjonen finner du kundeordrer og informasjon om utbetalinger, men her trenger du bilag for driften av din egen butikk. Se derfor etter butikkens fakturering: abonnement, fakturerte apper og andre gebyrer. Skriv først ned hvilken butikk og periode du samler bilag for.
Har du bare tilgang til ordrer, ber du en administrator med riktig tilgang om å eksportere fakturaene. Shopify skiller tillatelse til å vise og laste ned fakturering fra tillatelse til å endre betalingsmåter eller abonnement. For Plus-butikker styres tilgangen også av roller i organisasjonen.
Finn ut om du mangler et dokument eller en oversikt
Under Settings → Billing viser Shopify de enkelte fakturaene i Past bills. Du kan eksportere det valgte dokumentet som PDF eller CSV. I tillegg finnes en eksport av historikken for en periode og en gebyroversikt. Merk hver fil etter hva den faktisk inneholder.
Offisiell veiledning til eksport →
For å levere en bestemt faktura åpner du den aktuelle posten og velger Export bill → PDF. Når du leter etter flere bilag, hjelper historikken for den valgte perioden deg å se hvilke poster du fortsatt må laste ned. Ikke regn historikkoversikten automatisk som en samling enkeltstående PDF-filer.
Behold både sammendraget og de spesifiserte kostnadene
Ifølge Shopify inneholder PDF-filen et sammendrag og en detaljert spesifikasjon av gebyrene. Åpne hele filen og kontroller butikknavnet, faktureringsperioden og postene. Behold alle sidene ved overlevering, slik at forklaringen på totalbeløpet følger med.
I et hypotetisk eksempel samler Tomáš septemberbilagene for butikken til firma A. Fakturaen omfatter abonnementet og to apper. Tomáš merker ikke hele filen bare som «månedsabonnement», men skriver i følgemeldingen at dokumentet også omfatter disse appene. Hvis en appleverandør sender et eget dokument utenom Shopify, finner han det separat ut fra det faktiske kjøpet.
Ikke endre opplysningene i den opprinnelige PDF-filen. Shopify oppgir at endringer i faktureringsprofilen gjelder nye fakturaer; eldre bilag beholder de opprinnelige opplysningene.
Når en post eller en hel periode mangler
Skriv til administratoren: «Send meg gjerne den opprinnelige PDF-fakturaen for butikken til firma A for september. Jeg trenger hele dokumentet med spesifikasjon av abonnementet, appene og andre fakturerte poster. Kontroller også om det er utstedt andre bilag for perioden.»
Finner ikke administratoren den aktuelle fakturaen, oppgir du butikknummeret, perioden og en kjent post for videre avklaring med kundestøtte. La det manglende bilaget stå som åpent i listen.
Lever til slutt de enkelte originaldokumentene og en kort liste over hva de dekker, til regnskapsføreren. Legg bare ved utbetalinger fra salg til kunder eller kundeordrene som separat avtalte underlag; ikke bruk dem som erstatning for fakturaene for butikkdriften.