Butikkens drift har sin egen fakturering
I Shopify-administrationen finder du kundernes ordrer og oplysninger om udbetalinger, men her skal du bruge bilag for driften af din egen butik. Find derfor butikkens fakturering: abonnement, fakturerede apps og andre gebyrer. Skriv først ned, hvilken butik og periode du samler bilag for.
Har du kun adgang til ordrer, så bed en administrator med de rette tilladelser om at eksportere fakturaerne. Shopify skelner mellem tilladelse til at se og downloade fakturering og tilladelse til at ændre betalingsmetoder eller abonnement. For Plus-butikker afhænger adgangen også af organisationens roller.
Afgør, om du mangler et dokument eller en oversigt
Under Settings → Billing viser Shopify de enkelte fakturaer i Past bills. Du kan eksportere det valgte dokument som PDF eller CSV. Der findes desuden en separat eksport af historikken for en periode og en gebyroversigt. Navngiv hvert resultat efter det, det faktisk indeholder.
Officiel vejledning til eksport →
Når du skal aflevere en bestemt faktura, åbner du den pågældende post og vælger Export bill → PDF. Leder du efter flere bilag, hjælper historikken for den valgte periode dig med at se, hvilke poster du stadig skal downloade. Betragt ikke automatisk historikoversigten som en samling individuelle PDF-filer.
Gem både oversigten og de specificerede poster
Ifølge Shopify indeholder PDF-filen en opsummering og en detaljeret specifikation af gebyrerne. Åbn hele filen, og kontrollér butikkens navn, faktureringsperioden og posterne. Gem alle sider til afleveringen, så forklaringen på det samlede beløb følger med.
I et tænkt eksempel samler Tomáš septemberbilagene for virksomhed A’s butik. Fakturaen omfatter abonnementet og to apps. Tomáš navngiver ikke hele filen blot som »månedsabonnement«, men skriver i følgebeskeden, at dokumentet også omfatter de nævnte apps. Sender en appudbyder sit eget dokument uden om Shopify, finder han det særskilt ud fra det faktiske køb.
Ændr ikke oplysningerne i den oprindelige PDF. Shopify oplyser, at ændringer i faktureringsprofilen slår igennem på nyudstedte fakturaer; ældre bilag beholder de oprindelige oplysninger.
Når en post eller en hel periode mangler
Skriv til administratoren: »Vil du sende den oprindelige PDF-faktura for virksomhed A’s butik for september? Jeg har brug for hele dokumentet med specifikation af abonnementet, apps og de øvrige fakturerede poster. Kontrollér også, om der er udstedt andre bilag for perioden.«
Finder administratoren ikke den tilsvarende faktura, så giv vedkommende butikkens nummer, perioden og en kendt post, så sagen kan afklares med support. Lad det manglende bilag stå som åbent på listen.
Aflever til sidst de enkelte originaldokumenter og en kort liste over, hvad de dækker, til bogholderen. Tilføj kun udbetalinger fra salg til kunder eller kundernes ordrer som særskilt aftalte bilag; brug dem ikke til at erstatte fakturaerne for butikkens drift.