Provoz obchodu má vlastní vyúčtování
V administraci Shopify najdete objednávky zákazníků i informace o výplatách, ale tentokrát potřebujete doklady za provoz vlastního obchodu. Hledejte proto jeho fakturaci: tarif, účtované aplikace a další poplatky. Nejprve si napište, pro který obchod a období podklady připravujete.
Pokud máte přístup jen k objednávkám, požádejte oprávněného správce o export vyúčtování. Shopify rozlišuje oprávnění k zobrazení a stažení fakturace od změn platebních metod či tarifu. U Plus obchodů se přístup řídí také rolemi organizace.
Rozhodněte, zda chybí doklad, nebo přehled
V Settings → Billing nabízí Shopify jednotlivá vyúčtování v části Past bills. Vybraný doklad lze exportovat do PDF nebo CSV. Vedle toho existuje export historie za období a přehled poplatků. Každý výstup označte podle toho, co skutečně obsahuje.
Pro běžné předání konkrétního vyúčtování otevřete danou položku a zvolte Export bill → PDF. Pokud hledáte více dokladů, pomůže historie za zadané období určit, které položky musíte ještě stáhnout. Přehled historie ale automaticky nepovažujte za sadu jednotlivých PDF.
Ponechte přehled i detail účtovaných položek
PDF podle Shopify obsahuje souhrn a podrobný rozpis poplatků. Otevřete celý soubor a ověřte název obchodu, účtované období i položky. Pro předání uchovejte všechny stránky, aby se neztratilo vysvětlení celkové částky.
V modelovém příkladu připravuje Tomáš zářijové podklady pro obchod firmy A. Vyúčtování zahrnuje tarif a dvě aplikace. Tomáš neoznačí celý soubor jen jako „měsíční tarif“; do průvodní zprávy napíše, že doklad obsahuje i uvedené aplikace. Jestli některý dodavatel aplikace posílá vlastní dokument mimo Shopify, dohledá ho samostatně podle skutečného nákupu.
Neměňte přitom údaje původního PDF. Shopify uvádí, že změny fakturačního profilu se promítají do nově vystavených vyúčtování; starší doklady zachovávají původní údaje.
Když položka nebo celé období chybí
Správci napište: „Prosím o původní PDF vyúčtování za obchod firmy A pro zářijové období. Potřebuji celý doklad s rozpisem tarifu, aplikací a ostatních účtovaných položek. Ověř také, zda jsou pro období vystavené další doklady.“
Pokud správce nenajde odpovídající vyúčtování, předejte mu číslo obchodu, období a známou položku pro řešení s podporou. Chybějící podklad v seznamu ponechte otevřený.
Účetní nakonec předejte jednotlivé původní dokumenty a stručný seznam toho, co pokrývají. Výplaty za prodeje zákazníkům nebo jejich objednávky přidávejte pouze jako samostatně domluvené podklady; nepoužívejte je k nahrazení vyúčtování za provoz obchodu.