Le fonctionnement de la boutique a sa propre facturation
L’administration Shopify contient les commandes des clients et les informations sur les versements. Ici, vous cherchez les justificatifs du fonctionnement de votre propre boutique. Consultez donc sa facturation : forfait, applications facturées et autres frais. Notez d’abord la boutique et la période pour lesquelles vous préparez les pièces.
Si vous avez uniquement accès aux commandes, demandez à un administrateur autorisé d’exporter les factures. Shopify distingue les autorisations permettant de consulter et de télécharger la facturation de celles permettant de modifier les moyens de paiement ou le forfait. Pour les boutiques Plus, l’accès dépend aussi des rôles de l’organisation.
Déterminez s’il manque une facture ou un récapitulatif
Dans Settings → Billing, Shopify présente les factures individuelles sous Past bills. Vous pouvez exporter la pièce sélectionnée en PDF ou en CSV. Un export de l’historique sur une période et un relevé des frais sont également disponibles séparément. Nommez chaque fichier selon ce qu’il contient réellement.
Pour transmettre une facture précise, ouvrez l’entrée correspondante et choisissez Export bill → PDF. Si vous cherchez plusieurs pièces, l’historique de la période choisie aide à repérer celles qu’il reste à télécharger. Ne considérez toutefois pas cet historique comme un ensemble de PDF individuels.
Conservez le récapitulatif et le détail des frais
Selon Shopify, le PDF comprend un récapitulatif et le détail des frais. Ouvrez le fichier entier et vérifiez le nom de la boutique, la période facturée et les lignes. Conservez toutes les pages pour la transmission, afin de garder l’explication du montant total.
Dans un exemple fictif, Tomáš prépare les pièces de septembre pour la boutique de l’entreprise A. La facture comprend le forfait et deux applications. Il ne nomme pas simplement le fichier « forfait mensuel » : dans son message d’accompagnement, il précise que la pièce couvre aussi ces applications. Si un fournisseur d’application envoie son propre document en dehors de Shopify, Tomáš le recherche séparément en fonction de l’achat effectué.
Ne modifiez pas les informations du PDF original. Shopify indique que les changements du profil de facturation s’appliquent aux nouvelles factures ; les pièces plus anciennes conservent leurs informations d’origine.
Lorsqu’une ligne ou une période entière manque
Écrivez à l’administrateur : « Peux-tu m’envoyer le PDF original de la facture de septembre pour la boutique de l’entreprise A ? Il me faut le document complet avec le détail du forfait, des applications et des autres lignes facturées. Vérifie aussi si d’autres pièces ont été émises pour cette période. »
Si l’administrateur ne trouve pas la facture correspondante, donnez-lui le numéro de la boutique, la période et une ligne connue pour qu’il puisse contacter l’assistance. Laissez la pièce manquante en attente dans votre liste.
Transmettez enfin au comptable les documents originaux individuels et une courte liste de ce qu’ils couvrent. Ajoutez les versements liés aux ventes aux clients ou leurs commandes uniquement comme pièces convenues séparément ; ne les utilisez pas pour remplacer les factures du fonctionnement de la boutique.