Kaupan ylläpidosta laskutetaan erikseen
Shopifyn hallinnasta löytyvät asiakkaiden tilaukset ja tilitystiedot, mutta tässä tarvitset tositteet oman kauppasi ylläpidosta. Etsi siis kaupan laskutus: tilauspaketti, laskutetut sovellukset ja muut maksut. Kirjaa ensin, mitä kauppaa ja ajanjaksoa varten kokoat aineistoa.
Jos pääset vain tilauksiin, pyydä tarvittavat oikeudet omaavaa ylläpitäjää viemään laskut. Shopify erottaa laskutuksen katselu- ja latausoikeudet maksutapojen tai tilauspaketin muuttamisoikeuksista. Plus-kaupoissa käyttöoikeuksiin vaikuttavat myös organisaation roolit.
Selvitä, puuttuuko tosite vai kooste
Shopify näyttää yksittäiset laskut kohdassa Settings → Billing → Past bills. Valitun tositteen voi viedä PDF- tai CSV-muodossa. Erikseen on saatavilla tietyn ajanjakson laskutushistorian vienti ja maksukooste. Nimeä kukin tiedosto sen mukaan, mitä se todella sisältää.
Kun haluat luovuttaa tietyn laskun, avaa kyseinen kohta ja valitse Export bill → PDF. Jos etsit useita tositteita, valitun ajanjakson historia auttaa selvittämään, mitkä kohdat on vielä ladattava. Älä kuitenkaan oleta historiakoosteen olevan kokoelma yksittäisiä PDF-tiedostoja.
Säilytä sekä yhteenveto että maksujen erittely
Shopifyn mukaan PDF sisältää yhteenvedon ja maksujen yksityiskohtaisen erittelyn. Avaa koko tiedosto ja tarkista kaupan nimi, laskutusjakso ja laskurivit. Säilytä luovutusta varten kaikki sivut, jotta kokonaissumman selitys ei katoa.
Kuvitteellisessa esimerkissä Tomáš kokoaa syyskuun aineiston yritys A:n kaupalle. Lasku sisältää tilauspaketin ja kaksi sovellusta. Tomáš ei nimeä koko tiedostoa pelkäksi ”kuukausitilaukseksi”, vaan kertoo saatteessa, että tosite sisältää myös kyseiset sovellukset. Jos sovelluksen toimittaja lähettää oman dokumenttinsa Shopifyn ulkopuolella, hän etsii sen erikseen todellisen ostoksen perusteella.
Älä muuta alkuperäisen PDF:n tietoja. Shopify kertoo, että laskutusprofiilin muutokset tulevat uusiin laskuihin; vanhemmissa tositteissa säilyvät alkuperäiset tiedot.
Kun laskurivi tai koko ajanjakso puuttuu
Kirjoita ylläpitäjälle: ”Lähettäisitkö yritys A:n kaupan syyskuun laskun alkuperäisenä PDF-tiedostona? Tarvitsen koko tositteen, jossa on eritelty tilauspaketti, sovellukset ja muut laskutetut rivit. Tarkista myös, onko ajanjaksolle laadittu muita tositteita.”
Jos ylläpitäjä ei löydä vastaavaa laskua, anna hänelle kaupan numero, ajanjakso ja tiedossa oleva laskurivi asian selvittämiseksi tuen kanssa. Jätä puuttuva tosite listalle avoimeksi.
Luovuta lopuksi kirjanpitäjälle yksittäiset alkuperäiset dokumentit ja lyhyt luettelo siitä, mitä ne kattavat. Lisää asiakasmyynnin tilitykset tai asiakkaiden tilaukset vain erikseen sovittuina lisäaineistoina; älä korvaa niillä kaupan ylläpidon laskuja.