El funcionamiento de la tienda tiene su propia facturación
En la administración de Shopify encontrarás los pedidos de los clientes y la información sobre los pagos recibidos de la plataforma, pero aquí necesitas los documentos del funcionamiento de tu propia tienda. Busca su facturación: el plan, las aplicaciones facturadas y otros cargos. Anota primero para qué tienda y periodo estás preparando la documentación.
Si solo tienes acceso a los pedidos, pide a un administrador autorizado que exporte las facturas. Shopify distingue los permisos para consultar y descargar la facturación de los que permiten cambiar los métodos de pago o el plan. En las tiendas Plus, el acceso también depende de los roles de la organización.
Decide si falta un documento o un resumen
En Settings → Billing, Shopify muestra las facturas individuales en Past bills. Puedes exportar el documento seleccionado en PDF o CSV. También existen, por separado, una exportación del historial de un periodo y un resumen de cargos. Identifica cada archivo según lo que contiene realmente.
Para entregar una factura concreta, abre la entrada correspondiente y selecciona Export bill → PDF. Si buscas varios documentos, el historial del periodo elegido te ayuda a identificar cuáles quedan por descargar. No des por hecho que ese resumen del historial es un conjunto de PDF individuales.
Conserva el resumen y el detalle de los cargos
Según Shopify, el PDF incluye un resumen y un desglose detallado de los cargos. Abre el archivo completo y comprueba el nombre de la tienda, el periodo facturado y las partidas. Conserva todas las páginas para la entrega, de modo que no se pierda la explicación del importe total.
En un ejemplo hipotético, Tomáš prepara la documentación de septiembre para la tienda de la empresa A. La factura incluye el plan y dos aplicaciones. Tomáš no identifica todo el archivo simplemente como «plan mensual»: en el mensaje de acompañamiento explica que el documento también incluye esas aplicaciones. Si un proveedor de aplicaciones envía su propio documento fuera de Shopify, lo busca por separado según la compra realizada.
No modifiques los datos del PDF original. Shopify indica que los cambios en el perfil de facturación se reflejan en las nuevas facturas; los documentos anteriores conservan los datos originales.
Cuando falta una partida o un periodo entero
Escribe al administrador: «Por favor, envíame el PDF original de la factura de la tienda de la empresa A correspondiente a septiembre. Necesito el documento completo con el desglose del plan, las aplicaciones y las demás partidas facturadas. Comprueba también si se han emitido otros documentos para ese periodo».
Si el administrador no encuentra la factura correspondiente, facilítale el número de la tienda, el periodo y una partida conocida para que lo consulte con soporte. Mantén el documento pendiente en tu lista.
Entrega finalmente al contable los documentos originales individuales y una breve lista de lo que cubren. Añade los pagos de la plataforma por ventas a clientes o los pedidos de estos solo como documentación acordada por separado; no los utilices para sustituir las facturas del funcionamiento de la tienda.