Funcționarea magazinului are propria facturare
În administrarea Shopify găsești comenzile clienților și informațiile despre viramente, dar aici ai nevoie de documentele pentru funcționarea propriului magazin. Caută, așadar, facturarea acestuia: abonamentul, aplicațiile facturate și alte taxe. Notează mai întâi magazinul și perioada pentru care pregătești documentele.
Dacă ai acces doar la comenzi, cere unui administrator autorizat să exporte facturile. Shopify deosebește permisiunile de vizualizare și descărcare a facturării de cele pentru modificarea metodelor de plată sau a abonamentului. La magazinele Plus, accesul depinde și de rolurile din organizație.
Stabilește dacă lipsește un document sau un centralizator
În Settings → Billing, Shopify afișează facturile individuale în secțiunea Past bills. Poți exporta documentul ales în PDF sau CSV. Separat, există un export al istoricului pentru o perioadă și un centralizator al taxelor. Etichetează fiecare fișier în funcție de ceea ce conține efectiv.
Ghidul oficial pentru exporturi →
Pentru a preda o anumită factură, deschide înregistrarea corespunzătoare și alege Export bill → PDF. Dacă ai nevoie de mai multe documente, istoricul perioadei alese te ajută să identifici înregistrările pe care mai trebuie să le descarci. Nu considera automat centralizatorul istoricului drept o colecție de PDF-uri individuale.
Păstrează atât rezumatul, cât și detaliile sumelor facturate
Potrivit Shopify, PDF-ul include un rezumat și o detaliere a taxelor. Deschide fișierul complet și verifică numele magazinului, perioada facturată și pozițiile. Păstrează toate paginile pentru predare, astfel încât explicația sumei totale să nu se piardă.
Într-un exemplu ipotetic, Tomáš pregătește documentele din septembrie pentru magazinul firmei A. Factura include abonamentul și două aplicații. Tomáš nu etichetează întregul fișier doar ca „abonament lunar”; în mesajul de însoțire precizează că documentul include și aplicațiile respective. Dacă un furnizor de aplicații trimite un document propriu în afara Shopify, îl caută separat pe baza achiziției efective.
Nu modifica datele din PDF-ul original. Shopify precizează că modificările profilului de facturare se reflectă în facturile nou emise; documentele mai vechi își păstrează datele originale.
Când lipsește o poziție sau o perioadă întreagă
Scrie administratorului: „Te rog să-mi trimiți PDF-ul original al facturii pentru magazinul firmei A, pentru perioada din septembrie. Am nevoie de documentul complet, cu detalierea abonamentului, a aplicațiilor și a celorlalte poziții facturate. Verifică și dacă au fost emise alte documente pentru această perioadă.”
Dacă administratorul nu găsește factura corespunzătoare, transmite-i numărul magazinului, perioada și o poziție cunoscută pentru a clarifica situația cu serviciul de asistență. Lasă documentul lipsă ca nerezolvat în listă.
La final, predă contabilului documentele originale individuale și o listă scurtă cu ceea ce acoperă. Adaugă viramentele aferente vânzărilor către clienți sau comenzile acestora doar ca documente convenite separat; nu le folosi pentru a înlocui facturile pentru funcționarea magazinului.