Het gebruik van de winkel heeft een eigen facturatie
In Shopify-beheer vind je klantbestellingen en informatie over uitbetalingen, maar hier heb je documenten nodig voor het gebruik van je eigen winkel. Zoek daarom de facturatie van de winkel: het abonnement, gefactureerde apps en overige kosten. Noteer eerst voor welke winkel en periode je de documenten verzamelt.
Heb je alleen toegang tot bestellingen, vraag dan een bevoegde beheerder om de facturen te exporteren. Shopify maakt onderscheid tussen toestemming om facturatie te bekijken en te downloaden en toestemming om betaalmethoden of het abonnement te wijzigen. Bij Plus-winkels hangt de toegang ook af van organisatierollen.
Bepaal of je een document of een overzicht mist
In Settings → Billing staan de afzonderlijke Shopify-facturen onder Past bills. Je kunt het gekozen document als PDF of CSV exporteren. Daarnaast zijn er een geschiedenisexport voor een periode en een kostenoverzicht. Geef elk bestand een naam die aangeeft wat het daadwerkelijk bevat.
Officiële uitleg over exports →
Wil je een specifieke factuur doorgeven, open dan de betreffende regel en kies Export bill → PDF. Zoek je meerdere documenten, dan helpt de geschiedenis van de gekozen periode bepalen welke je nog moet downloaden. Beschouw dat geschiedenisoverzicht niet automatisch als een verzameling afzonderlijke PDF’s.
Bewaar het overzicht én de uitgesplitste kosten
Volgens Shopify bevat de PDF een samenvatting en een gedetailleerde uitsplitsing van de kosten. Open het volledige bestand en controleer de winkelnaam, facturatieperiode en regels. Bewaar alle pagina’s voor de overdracht, zodat de toelichting op het totaalbedrag behouden blijft.
In een fictief voorbeeld verzamelt Tomáš de documenten van september voor de winkel van bedrijf A. De factuur bevat het abonnement en twee apps. Tomáš noemt het hele bestand niet alleen “maandabonnement”; in zijn begeleidende bericht legt hij uit dat het document ook die apps omvat. Stuurt een app-leverancier buiten Shopify een eigen document, dan zoekt hij dat afzonderlijk op aan de hand van de daadwerkelijke aankoop.
Wijzig daarbij de gegevens in de oorspronkelijke PDF niet. Shopify geeft aan dat wijzigingen in het facturatieprofiel doorwerken in nieuw uitgegeven facturen; oudere documenten behouden hun oorspronkelijke gegevens.
Als een regel of een hele periode ontbreekt
Schrijf aan de beheerder: “Wil je de oorspronkelijke PDF-factuur voor de winkel van bedrijf A over september sturen? Ik heb het volledige document nodig met de uitsplitsing van het abonnement, de apps en de overige gefactureerde regels. Controleer ook of er voor die periode nog andere documenten zijn uitgegeven.”
Kan de beheerder de bijbehorende factuur niet vinden, geef dan het winkelnummer, de periode en een bekende regel door om met de ondersteuning te bespreken. Laat het ontbrekende document in je lijst openstaan.
Geef de boekhouder uiteindelijk de afzonderlijke originele documenten en een korte lijst van wat ze omvatten. Voeg uitbetalingen uit klantverkopen of klantbestellingen alleen toe als afzonderlijk afgesproken aanvullende stukken; gebruik ze niet ter vervanging van de facturen voor het gebruik van de winkel.