Wählen Sie den richtigen Arbeitsbereich
ClickUp-Rechnungen gehören zu dem Arbeitsbereich (Workspace), für den Sie bezahlen. Wenn Sie mehrere Arbeitsbereiche nutzen, wählen Sie zuerst den aus, für den die Buchhaltung einen Beleg braucht. Nur dessen Eigentümer (owner) oder Administrator (admin) kann die Abrechnung verwalten und mit dem Support klären.
Wenn Sie keine dieser Rollen haben, bitten Sie den Eigentümer oder Administrator um das konkrete PDF. Anschließend können Sie der Buchhaltung die Datei selbst geben, ohne Zugangsdaten zu teilen.
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Laden Sie die benötigte Rechnung herunter
Als Eigentümer oder Administrator öffnen Sie den ausgewählten Workspace und gehen zu den Rechnungen:
- Klicken Sie oben links auf den Workspace-Avatar und wählen Sie Settings.
- Öffnen Sie im Seitenmenü All settings den Bereich Billing.
- Wechseln Sie oben zur Registerkarte Invoices.
- Öffnen Sie den Rechnungslink in der Spalte Invoice und laden Sie die Rechnung herunter. Alternativ verwenden Sie das Download-Symbol in der Spalte Amount.
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Öffnen Sie das heruntergeladene PDF. Prüfen Sie anhand von Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsempfänger und Betrag, ob es der Beleg ist, den die Buchhaltung braucht. Hängen Sie das PDF selbst an Ihre Nachricht an die Buchhaltung an.
Die Buchhaltung kann PDFs außerhalb des Workspace erhalten
Sollen künftige Rechnungen direkt an die Buchhaltung gehen, stimmen Sie zuerst die Zustelladresse mit ihr ab. Der Eigentümer oder Administrator aktiviert dann auf der Registerkarte Invoices die Option Receive email notifications und ersetzt über Change email die Standardadresse seines Kontos durch die Adresse der Buchhaltung. Die Person aus der Buchhaltung muss kein Mitglied des Workspace sein.
ClickUp: Rechnungen herunterladen und E-Mail-Benachrichtigungen einrichten →
Die Benachrichtigung enthält das Rechnungs-PDF und die Schaltfläche View invoices mit einem Link zu Billing. Verwenden Sie für die Übergabe einer konkreten Rechnung den Anhang: Die Buchhaltung kann ihn im eigenen Postfach öffnen und braucht Ihre Zugangsdaten nicht.
Richten Sie die Benachrichtigungen für jeden weiteren Workspace separat ein. Prüfen Sie auch, ob das Postfach der Buchhaltung Nachrichten von externen Absendern annimmt.
Bitten Sie die Buchhaltung nach Eingang der nächsten Rechnung um Bestätigung, dass sie das angehängte PDF geöffnet hat. So prüfen Sie, ob der Beleg tatsächlich angekommen ist.
Quelle zu diesem Abschnitt: ClickUp: Rechnungen, PDFs und Empfänger von Benachrichtigungen verwalten
Kümmern Sie sich separat um ältere Rechnungen
Gehen Sie für eine ältere Rechnung zurück zur Übersicht und laden Sie das konkrete PDF herunter. Verlassen Sie sich nach einer Adressänderung nicht auf den erneuten Versand früherer Rechnungen: Die ClickUp-Hilfe bestätigt diese Möglichkeit nicht.
Fehlt der Beleg in der Übersicht, bittet der Eigentümer oder Administrator den ClickUp-Support um eine Kopie. ClickUp nennt denselben Weg für ursprüngliche Rechnungen aus einem kostenpflichtigen Tarif nach dem Wechsel zu Free Forever.
ClickUp-Support kontaktieren →
Nennen Sie in der Anfrage den Workspace und den Zeitraum. Falls Sie die Rechnungsnummer oder Datum und Betrag der zugehörigen Zahlung haben, ergänzen Sie diese Angaben. So kann der Support leichter erkennen, welchen Beleg Sie suchen.
Quelle zu diesem Abschnitt: ClickUp: Rechnungen, PDFs und Empfänger von Benachrichtigungen verwalten · ClickUp: Kontaktformular für den Support
Nachricht an den Eigentümer oder Administrator
Schreiben Sie dem Eigentümer oder Administrator, für welchen Workspace und Zeitraum Sie das PDF brauchen und wohin es geschickt werden soll. Wenn Sie mit der Buchhaltung die direkte Zustellung vereinbart haben, bitten Sie in derselben Nachricht auch um die Einrichtung künftiger Benachrichtigungen.
Ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Stimmen Sie die Adresse für künftige Benachrichtigungen vorher mit der Buchhaltung ab. Wenn sie keine direkte Zustellung möchte, lassen Sie den Absatz zu künftigen Benachrichtigungen weg.
Quelle zu diesem Abschnitt: ClickUp: Rechnungen, PDFs und Empfänger von Benachrichtigungen verwalten