Choisissez le bon espace de travail

Les factures ClickUp sont rattachées à l’espace de travail (Workspace) pour lequel vous payez. Si vous en utilisez plusieurs, sélectionnez d’abord celui pour lequel votre comptable a besoin d’un document. Seul son propriétaire (owner) ou un administrateur (admin) peut gérer la facturation et en discuter avec l’assistance.

Si vous n’avez aucun de ces rôles, demandez le PDF concerné au propriétaire ou à un administrateur. Vous pourrez ensuite transmettre le fichier lui-même à votre comptable sans partager d’identifiants.

Source de cette section : ClickUp : facturation du Workspace et droits du propriétaire ou des administrateurs

Téléchargez la facture dont vous avez besoin

Si vous êtes propriétaire ou administrateur, ouvrez le Workspace sélectionné et accédez aux factures :

  1. En haut à gauche, cliquez sur l’avatar du Workspace et choisissez Settings.
  2. Dans le menu latéral All settings, ouvrez Billing.
  3. En haut, sélectionnez l’onglet Invoices.
  4. Ouvrez le lien de la facture dans la colonne Invoice et téléchargez-la, ou utilisez l’icône de téléchargement de la colonne Amount.

Source de cette section : ClickUp : gérer les factures, les PDF et le destinataire des notifications · ClickUp : facturation du Workspace et droits du propriétaire ou des administrateurs

Ouvrez le PDF téléchargé et vérifiez le numéro de facture, la date, le client facturé et le montant pour vous assurer qu’il s’agit du document demandé par votre comptable. Joignez le PDF lui-même au message que vous lui envoyez.

Votre comptable peut recevoir les PDF hors du Workspace

Pour que les prochaines factures arrivent directement à votre comptable, convenez d’abord avec lui de l’adresse de réception. Le propriétaire ou un administrateur active ensuite Receive email notifications dans l’onglet Invoices, puis utilise Change email pour remplacer l’adresse par défaut de son compte par celle du comptable. Celui-ci n’a pas besoin d’être membre du Workspace.

ClickUp : télécharger une facture et configurer les notifications par e-mail →

La notification contient le PDF de la facture et un bouton View invoices qui mène à Billing. Pour transmettre une facture précise, utilisez la pièce jointe : votre comptable peut l’ouvrir dans sa propre boîte mail sans vos identifiants.

Configurez les notifications séparément pour chaque autre Workspace. Vérifiez aussi que la boîte mail de votre comptable accepte les messages d’expéditeurs externes.

À l’arrivée de la prochaine facture, demandez à votre comptable de confirmer qu’il a ouvert le PDF joint. Vous vérifierez ainsi qu’il a bien reçu le document.

Source de cette section : ClickUp : gérer les factures, les PDF et le destinataire des notifications

Traitez les anciennes factures séparément

Pour une ancienne facture, revenez à la liste et téléchargez le PDF concerné. Ne comptez pas sur un renvoi des factures passées après le changement d’adresse : l’aide de ClickUp ne confirme pas cette possibilité.

Si le document ne figure pas dans la liste, le propriétaire ou un administrateur demande une copie à l’assistance ClickUp. ClickUp indique la même démarche pour les factures d’origine d’un forfait payant après le passage à Free Forever.

Contacter l’assistance ClickUp →

Indiquez le nom du Workspace et la période dans votre demande. Si vous avez le numéro de facture ou la date et le montant du paiement correspondant, ajoutez-les pour aider l’assistance à identifier le document recherché.

Source de cette section : ClickUp : gérer les factures, les PDF et le destinataire des notifications · ClickUp : formulaire de contact de l’assistance

Quel message envoyer au propriétaire ou à un administrateur

Précisez au propriétaire ou à un administrateur pour quel Workspace et quelle période vous avez besoin du PDF, ainsi que l’adresse à laquelle l’envoyer. Si vous avez convenu de l’envoi direct avec votre comptable, demandez dans le même message de configurer les prochaines notifications.

Complétez les champs entre crochets. Convenez d’abord avec votre comptable de l’adresse des prochaines notifications ; s’il ne souhaite pas recevoir les factures directement, supprimez le paragraphe sur ces notifications.

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Sources et lectures complémentaires