Scegli lo spazio di lavoro corretto
Le fatture ClickUp si riferiscono allo spazio di lavoro (Workspace) per cui paghi. Se ne usi diversi, seleziona prima quello per cui il contabile ha bisogno del documento. Solo il suo proprietario (owner) o un amministratore (admin) possono gestire la fatturazione e parlarne con l’assistenza.
Se non hai nessuno di questi ruoli, chiedi il PDF specifico al proprietario o a un amministratore. Puoi poi consegnare il file al contabile senza condividere le credenziali di accesso.
Fonte per questa sezione: ClickUp: fatturazione del Workspace e autorizzazioni del proprietario o degli amministratori
Scarica la fattura che ti serve
Se sei proprietario o amministratore, apri il Workspace selezionato e vai alle fatture:
- Fai clic sull’avatar del Workspace in alto a sinistra e seleziona Settings.
- Nel menu laterale All settings, apri Billing.
- Seleziona la scheda Invoices in alto.
- Apri il link della fattura nella colonna Invoice e scaricala, oppure usa l’icona di download nella colonna Amount.
Fonte per questa sezione: ClickUp: gestione di fatture, PDF e destinatario delle notifiche · ClickUp: fatturazione del Workspace e autorizzazioni del proprietario o degli amministratori
Apri il PDF scaricato e controlla numero della fattura, data, cliente intestatario e importo per verificare che sia il documento richiesto dal contabile. Allega il PDF stesso al messaggio che gli invii.
Il contabile può ricevere i PDF fuori dal Workspace
Per far arrivare le prossime fatture direttamente al contabile, concorda prima con lui l’indirizzo di ricezione. Il proprietario o un amministratore attiva poi Receive email notifications nella scheda Invoices e, tramite Change email, sostituisce l’indirizzo predefinito del proprio account con quello del contabile. Il contabile non ha bisogno di essere membro del Workspace.
ClickUp: scaricare una fattura e impostare le notifiche via e-mail →
La notifica contiene il PDF della fattura e un pulsante View invoices che rimanda a Billing. Per consegnare una fattura specifica, usa l’allegato: il contabile può aprirlo nella propria casella di posta senza le tue credenziali.
Imposta le notifiche separatamente per ogni altro Workspace. Verifica anche che la casella di posta del contabile accetti messaggi da mittenti esterni.
Quando arriva la prossima fattura, chiedi al contabile di confermare che ha aperto il PDF allegato. In questo modo verifichi che abbia effettivamente ricevuto il documento.
Fonte per questa sezione: ClickUp: gestione di fatture, PDF e destinatario delle notifiche
Gestisci le vecchie fatture separatamente
Per una vecchia fattura, torna all’elenco e scarica il PDF specifico. Non fare affidamento su un nuovo invio delle fatture precedenti dopo il cambio di indirizzo: la guida di ClickUp non conferma questa possibilità.
Se il documento non compare nell’elenco, il proprietario o un amministratore chiede una copia all’assistenza ClickUp. ClickUp indica la stessa procedura per le fatture originali di un piano a pagamento dopo il passaggio a Free Forever.
Contattare l’assistenza ClickUp →
Nella richiesta indica il nome del Workspace e il periodo. Se hai il numero della fattura oppure la data e l’importo del pagamento corrispondente, aggiungili per aiutare l’assistenza a individuare il documento che cerchi.
Fonte per questa sezione: ClickUp: gestione di fatture, PDF e destinatario delle notifiche · ClickUp: modulo di contatto dell’assistenza
Cosa scrivere al proprietario o a un amministratore
Indica al proprietario o a un amministratore per quale Workspace e periodo ti serve il PDF e dove inviarlo. Se hai concordato la ricezione diretta con il contabile, chiedi nello stesso messaggio anche di impostare le prossime notifiche.
Compila i campi tra parentesi quadre. Concorda prima con il contabile l’indirizzo per le prossime notifiche; se non vuole ricevere le fatture direttamente, elimina il paragrafo sulle notifiche future.
Fonte per questa sezione: ClickUp: gestione di fatture, PDF e destinatario delle notifiche