Facturi ClickUp: descarcă PDF-ul și trimite notificările contabilului

Alege spațiul de lucru potrivit

Facturile ClickUp aparțin spațiului de lucru (Workspace) pentru care plătești. Dacă folosești mai multe spații de lucru, selectează-l mai întâi pe cel pentru care contabilul are nevoie de document. Doar proprietarul (owner) sau un administrator (admin) al acelui spațiu poate gestiona facturarea și o poate discuta cu echipa de asistență.

Dacă nu ai niciunul dintre aceste roluri, cere proprietarului sau unui administrator PDF-ul respectiv. Apoi îi poți da contabilului fișierul propriu-zis fără să partajezi datele de conectare.

Sursa pentru această secțiune: ClickUp: facturarea spațiului de lucru (Workspace) și permisiunile proprietarului sau ale administratorilor

Descarcă factura de care ai nevoie

Dacă ești proprietar sau administrator, deschide spațiul de lucru (Workspace) selectat și mergi la facturi:

1. Apasă pe avatarul Workspace din stânga sus și alege Settings.
2. În meniul lateral All settings, deschide Billing.
3. Selectează fila Invoices din partea de sus.
4. Deschide linkul facturii din coloana Invoice și descarc-o sau folosește pictograma de descărcare din coloana Amount.

Sursa pentru această secțiune: ClickUp: gestionarea facturilor, PDF-urilor și a destinatarului notificărilor · ClickUp: facturarea spațiului de lucru (Workspace) și permisiunile proprietarului sau ale administratorilor

Deschide PDF-ul descărcat și verifică numărul facturii, data, clientul facturat și suma pentru a confirma că este documentul necesar contabilului. Atașează PDF-ul propriu-zis la mesajul pe care i-l trimiți.

Contabilul poate primi PDF-uri în afara spațiului de lucru

Pentru ca facturile viitoare să ajungă direct la contabil, stabiliți mai întâi adresa de primire. Proprietarul sau un administrator activează apoi Receive email notifications în fila Invoices și, prin Change email, înlocuiește adresa implicită a propriului cont cu adresa contabilului. Nu este necesar ca acesta să fie membru al spațiului de lucru.

ClickUp: descărcarea unei facturi și configurarea notificărilor prin e-mail →

Notificarea include PDF-ul facturii și un buton View invoices care duce la Billing. Pentru a preda o anumită factură, folosește atașamentul: contabilul îl poate deschide în propria căsuță de e-mail fără datele tale de conectare.

Configurează notificările separat pentru fiecare Workspace suplimentar. Verifică și dacă adresa de e-mail a contabilului acceptă mesaje de la expeditori externi.

Când sosește următoarea factură, cere-i contabilului să confirme că a deschis PDF-ul atașat. Astfel verifici că a primit efectiv documentul.

Sursa pentru această secțiune: ClickUp: gestionarea facturilor, PDF-urilor și a destinatarului notificărilor

Rezolvă separat facturile mai vechi

Pentru o factură mai veche, revino la listă și descarcă PDF-ul respectiv. Nu te baza pe retrimiterea facturilor anterioare după schimbarea adresei: documentația ClickUp nu confirmă această posibilitate.

Dacă documentul lipsește din listă, proprietarul sau un administrator cere o copie echipei de asistență ClickUp. ClickUp indică aceeași procedură pentru facturile originale ale unui plan plătit după trecerea la Free Forever.

Contactează asistența ClickUp →

În cerere, include numele spațiului de lucru (Workspace) și perioada. Dacă ai numărul facturii sau data și suma plății corespunzătoare, adaugă-le pentru a ajuta echipa de asistență să identifice documentul căutat.

Sursa pentru această secțiune: ClickUp: gestionarea facturilor, PDF-urilor și a destinatarului notificărilor · ClickUp: formularul de contact pentru asistență

Ce să-i scrii proprietarului sau unui administrator

Spune-i proprietarului sau unui administrator pentru ce spațiu de lucru și perioadă ai nevoie de PDF și unde să-l trimită. Dacă ai convenit cu contabilul trimiterea directă, cere în același mesaj și configurarea notificărilor viitoare.

Sursa pentru această secțiune: ClickUp: gestionarea facturilor, PDF-urilor și a destinatarului notificărilor