Valitse oikea työtila
ClickUp-laskut kuuluvat siihen työtilaan (Workspace), josta maksat. Jos käytät useita työtiloja, valitse ensin se, josta kirjanpitäjä tarvitsee tositteen. Vain kyseisen työtilan omistaja (owner) tai ylläpitäjä (admin) voi hallita laskutusta ja käsitellä sitä tuen kanssa.
Jos sinulla ei ole kumpaakaan roolia, pyydä tarvittava PDF omistajalta tai ylläpitäjältä. Sen jälkeen voit antaa kirjanpitäjälle itse tiedoston jakamatta kirjautumistietoja.
Tämän osion lähde: ClickUp: Workspace-työtilan laskutus sekä omistajan ja ylläpitäjän oikeudet
Lataa tarvitsemasi lasku
Jos olet omistaja tai ylläpitäjä, avaa valittu Workspace-työtila ja siirry laskuihin:
- Napsauta Workspace-työtilan avataria vasemmassa yläkulmassa ja valitse Settings.
- Avaa Billing sivuvalikosta All settings.
- Valitse ylhäältä Invoices-välilehti.
- Avaa laskun linkki Invoice-sarakkeesta ja lataa lasku, tai käytä Amount-sarakkeen latauskuvaketta.
Tämän osion lähde: ClickUp: laskujen, PDF-tiedostojen ja ilmoitusten vastaanottajan hallinta · ClickUp: Workspace-työtilan laskutus sekä omistajan ja ylläpitäjän oikeudet
Avaa ladattu PDF ja tarkista laskunumero, päivämäärä, laskutettu asiakas ja summa. Näin varmistat, että tiedosto on kirjanpitäjän tarvitsema tosite. Liitä itse PDF kirjanpitäjälle lähettämääsi viestiin.
Kirjanpitäjä voi saada PDF-tiedostot työtilan ulkopuolella
Jos haluat tulevat laskut suoraan kirjanpitäjälle, sovi ensin hänen kanssaan vastaanotto-osoitteesta. Omistaja tai ylläpitäjä ottaa sitten Invoices-välilehdellä käyttöön Receive email notifications -asetuksen ja vaihtaa Change email -toiminnolla tilinsä oletusosoitteen kirjanpitäjän osoitteeksi. Kirjanpitäjän ei tarvitse olla Workspace-työtilan jäsen.
ClickUp: laskun lataaminen ja sähköposti-ilmoitusten määrittäminen →
Ilmoitus sisältää laskun PDF-tiedostona sekä View invoices -painikkeen, joka johtaa Billing-osioon. Käytä tietyn laskun luovuttamiseen liitettä: kirjanpitäjä voi avata sen omassa sähköpostissaan tarvitsematta kirjautumistietojasi.
Määritä ilmoitukset erikseen jokaiselle muulle Workspace-työtilalle. Tarkista myös, että kirjanpitäjän sähköpostilaatikko vastaanottaa viestejä ulkopuolisilta lähettäjiltä.
Kun seuraava lasku saapuu, pyydä kirjanpitäjää vahvistamaan, että hän on avannut liitteenä olevan PDF:n. Näin varmistat, että tosite on todella vastaanotettu.
Tämän osion lähde: ClickUp: laskujen, PDF-tiedostojen ja ilmoitusten vastaanottajan hallinta
Hanki vanhat laskut erikseen
Palaa vanhaa laskua varten laskuluetteloon ja lataa tarvittava PDF. Älä luota siihen, että osoitteen vaihtaminen lähettää aiemmat laskut uudelleen: ClickUpin ohje ei vahvista tätä mahdollisuutta.
Jos tosite puuttuu luettelosta, omistaja tai ylläpitäjä pyytää kopiota ClickUpin tuelta. ClickUp ohjeistaa toimimaan samoin maksullisen tilauksen alkuperäisten laskujen kohdalla Free Foreveriin siirtymisen jälkeen.
Ota yhteyttä ClickUpin tukeen →
Ilmoita pyynnössä Workspace-työtilan nimi ja ajanjakso. Jos sinulla on laskunumero tai vastaavan maksun päivämäärä ja summa, lisää ne auttaaksesi tukea tunnistamaan etsimäsi tositteen.
Tämän osion lähde: ClickUp: laskujen, PDF-tiedostojen ja ilmoitusten vastaanottajan hallinta · ClickUp: tuen yhteydenottolomake
Mitä kirjoittaa omistajalle tai ylläpitäjälle
Kerro omistajalle tai ylläpitäjälle, mitä Workspace-työtilaa ja ajanjaksoa tarvitsemasi PDF koskee ja minne se lähetetään. Jos olet sopinut kirjanpitäjän kanssa suorasta toimituksesta, pyydä samassa viestissä myös tulevien ilmoitusten määrittämistä.
Täytä hakasulkeissa olevat tiedot. Sovi tulevien ilmoitusten osoitteesta kirjanpitäjän kanssa etukäteen. Jos hän ei halua suoraa toimitusta, jätä tulevia ilmoituksia koskeva kappale pois.
Tämän osion lähde: ClickUp: laskujen, PDF-tiedostojen ja ilmoitusten vastaanottajan hallinta