Välj rätt arbetsyta
ClickUp-fakturor hör till den arbetsyta (Workspace) som du betalar för. Om du använder flera arbetsytor väljer du först den som redovisningskonsulten behöver underlag för. Bara arbetsytans ägare (owner) eller en administratör (admin) kan hantera faktureringen och diskutera den med supporten.
Om du inte har någon av dessa roller ber du ägaren eller en administratör om den aktuella PDF-filen. Sedan kan du lämna själva filen till redovisningskonsulten utan att dela inloggningsuppgifter.
Källa för detta avsnitt: ClickUp: fakturering för Workspace och ägarens eller administratörens behörigheter
Ladda ner fakturan du behöver
Om du är ägare eller administratör öppnar du den valda arbetsytan (Workspace) och går till fakturorna:
- Klicka på Workspace-avataren uppe till vänster och välj Settings.
- Öppna Billing i sidomenyn All settings.
- Välj fliken Invoices högst upp.
- Öppna fakturalänken i kolumnen Invoice och ladda ner fakturan, eller använd nedladdningsikonen i kolumnen Amount.
Källa för detta avsnitt: ClickUp: hantera fakturor, PDF-filer och mottagare av aviseringar · ClickUp: fakturering för Workspace och ägarens eller administratörens behörigheter
Öppna den nedladdade PDF-filen och kontrollera fakturanummer, datum, fakturerad kund och belopp. Då kan du se att det är underlaget redovisningskonsulten behöver. Bifoga själva PDF-filen i meddelandet till redovisningskonsulten.
Redovisningskonsulten kan få PDF-filer utanför Workspace
Om kommande fakturor ska gå direkt till redovisningskonsulten kommer ni först överens om mottagaradressen. Ägaren eller en administratör aktiverar sedan Receive email notifications på fliken Invoices och ersätter kontots standardadress med redovisningskonsultens adress via Change email. Redovisningskonsulten behöver inte vara medlem i Workspace.
ClickUp: ladda ner en faktura och ställa in e-postaviseringar →
Aviseringen innehåller fakturan som PDF och en knapp, View invoices, som länkar till Billing. Använd bilagan när du lämnar över en viss faktura: redovisningskonsulten kan öppna den i sin egen e-post utan dina inloggningsuppgifter.
Ställ in aviseringarna separat för varje ytterligare Workspace. Kontrollera också att redovisningskonsultens e-post tar emot meddelanden från externa avsändare.
När nästa faktura kommer ber du redovisningskonsulten bekräfta att den bifogade PDF-filen har öppnats. Då har du kontrollerat att dokumentet faktiskt tagits emot.
Källa för detta avsnitt: ClickUp: hantera fakturor, PDF-filer och mottagare av aviseringar
Hantera äldre fakturor separat
För en äldre faktura går du tillbaka till listan och laddar ner den aktuella PDF-filen. Räkna inte med att tidigare fakturor skickas på nytt när adressen ändras: ClickUps hjälp bekräftar inte den möjligheten.
Om dokumentet saknas i listan ber ägaren eller en administratör ClickUps support om en kopia. ClickUp anger samma förfarande för ursprungliga fakturor från ett betalt abonnemang efter byte till Free Forever.
Ange namnet på Workspace och perioden i din förfrågan. Om du har fakturanumret eller datum och belopp för motsvarande betalning lägger du till dem. Det hjälper supporten att identifiera dokumentet du söker.
Källa för detta avsnitt: ClickUp: hantera fakturor, PDF-filer och mottagare av aviseringar · ClickUp: kontaktformulär för support
Vad du kan skriva till ägaren eller en administratör
Skriv till ägaren eller en administratör vilken Workspace och period du behöver PDF-filen för och vart den ska skickas. Om du har kommit överens med redovisningskonsulten om direktleverans ber du i samma meddelande även om aviseringar för kommande fakturor.
Fyll i uppgifterna inom hakparenteser. Kom först överens med redovisningskonsulten om adressen för kommande aviseringar. Om direktleverans inte önskas tar du bort stycket om kommande aviseringar.
Källa för detta avsnitt: ClickUp: hantera fakturor, PDF-filer och mottagare av aviseringar