Bepaal eerst voor welk account je betaalt

Zoek de factuur voor je monday.com-abonnement bij de facturering van het account waarvoor je betaalt. Borden (boards) en werkruimten (workspaces) organiseren het werk binnen een account. Als lid van een werkruimte of eigenaar van een bord heb je niet automatisch toegang tot de facturering.

In de webversie vind je het accountadres in de adresbalk van je browser; zoek het gedeelte in de vorm bedrijfsnaam.monday.com. Noteer dat adres en de periode waarvoor je het document nodig hebt. Werk je zowel in je eigen account als in dat van een klant, bevestig het adres dan met de collega die het abonnement heeft afgesloten of monday.com binnen je bedrijf beheert. De projectnaam alleen vertelt je niet voor welk account er is betaald.

Fictief voorbeeld: Jana beheert een bord van een klant, maar haar boekhouder vraagt om de abonnementsfactuur van haar eigen studio. Jana zoekt eerst het accountadres van de studio op en vraagt de beheerder van dat account om het document. Haar rechten op het bord van de klant helpen haar daar niet bij.

In monday CRM kun je ook Quotes & Invoices tegenkomen. Met die functie maak je offertes en facturen voor je klanten. Dat zijn andere documenten dan de factuur die monday.com voor jouw abonnement heeft uitgereikt.

Bron bij dit onderdeel: monday.com: facturen downloaden, betalingsbewijs en de uitzondering bij bankoverschrijving · monday.com: werkruimten en borden binnen een account · monday.com: accountbeheerder en eigenaar van een bord · monday.com: Quotes & Invoices voor klantdocumenten

Open het juiste account in je browser

Open het adres van het gekozen account in je browser en meld je aan met je eigen toegang. De facturering onder Administration is alleen beschikbaar in de webversie van monday.com, niet in de apps.

Gebruik je meerdere accounts, klik dan rechtsboven op je profielfoto, kies Switch accounts en selecteer het gewenste account. Staat het niet in de lijst, open het accountadres dan in een tweede tabblad en meld je daar ook aan. Vernieuw daarna beide tabbladen. Heb je zelf geen toegang tot dat account, vraag de beheerder dan om het document met het voorbeeldbericht hieronder.

monday.com: tussen accounts wisselen in je browser →

Bron bij dit onderdeel: monday.com: facturen downloaden, betalingsbewijs en de uitzondering bij bankoverschrijving · monday.com: tussen accounts wisselen in je browser

Je hebt factureringsrechten in dat account nodig

Een accountbeheerder (account admin) beheert het hele account, inclusief de facturering. De eigenaar van een bord beheert de rechten voor dat bord en hoeft geen accountbeheerder te zijn. De monday.com-help noemt accountbeheerders als de mensen die toegang hebben tot facturen en ze per e-mail ontvangen.

Bij Enterprise kan een beheerder een aangepaste rol toewijzen met het recht Access the Billing section: toegang tot de facturering zonder de volledige beheerdersrol. Heb je die toegang, controleer dan in Billing of de gewenste factuur ook zichtbaar is op het tabblad Invoices. Ontbreekt dat tabblad of weet je niet zeker welke rechten je hebt, vraag de accountbeheerder dan om een kopie.

Voor één document kan de beheerder het bestand gewoon downloaden en aan je doorgeven. Je hoeft diens inloggegevens niet te lenen of beheerrechten voor het hele account aan te vragen. Weet je niet wie de beheerder is, vraag het dan aan de collega die het abonnement heeft afgesloten of de toegang binnen je bedrijf regelt.

Bron bij dit onderdeel: monday.com: facturen downloaden, betalingsbewijs en de uitzondering bij bankoverschrijving · monday.com: accountbeheerder en eigenaar van een bord · monday.com: aangepaste rollen en gedelegeerde Billing-toegang bij Enterprise

Download de juiste factuur en open het bestand

Ben je beheerder van het juiste account, volg dan deze stappen in de webversie. Met toegewezen toegang tot Billing kun je dezelfde route proberen en controleren of het tabblad Invoices zichtbaar is:

monday.com: facturen vinden en downloaden →

  1. Klik rechtsboven op je profielfoto en kies Administration.
  2. Open Billing en het tabblad Invoices.
  3. Gebruik bij de gewenste factuur de downloadoptie in de kolom Actions.

Bron bij dit onderdeel: monday.com: facturen downloaden, betalingsbewijs en de uitzondering bij bankoverschrijving

Open het gedownloade bestand en vergelijk de afnemer, datum, het bedrag en het gefactureerde abonnement met wat je boekhouder nodig heeft. Zoek je een specifieke periode, controleer dan ook de periode op het document. Een vergelijkbaar bedrag alleen is niet genoeg om de juiste factuur te kiezen.

Het document bevat zowel factuurgegevens als gegevens van het betalingsbewijs; die laatste staan onder Details. Geef je boekhouder het gedownloade bestand, zodat het te openen is zonder toegang tot jouw Billing.

Als de factuur ontbreekt of je per bank hebt betaald

Volgens monday.com kan het tot 24 uur duren voordat een nieuwe factuur in Billing is geplaatst. Zoek je het document kort na de betaling, controleer het overzicht dan opnieuw nadat die termijn is verstreken. Staat de factuur er nog steeds niet, dan kan de beheerder de ondersteuning vragen het specifieke document op te zoeken.

Heb je per bankoverschrijving betaald, vraag dan een kopie aan je accountmanager bij monday.com of via het contactformulier van de ondersteuning. Heb je alleen toegang tot een bord, vraag de accountbeheerder dan om dit af te handelen. Vermeld het accountadres, de periode en de betaalgegevens die je kent. Gebruik in het formulier het e-mailadres dat bij het account hoort; de betaaldatum, het bedrag, de valuta of het factuurnummer helpen om het juiste document te vinden.

Contact opnemen met de ondersteuning van monday.com →

Staan er oude bedrijfsgegevens op de factuur, dan geldt een wijziging onder Billing → Settings pas voor de volgende factuur. Daarmee pas je het bestaande document niet aan. Vraag de ondersteuning naar een oplossing voor de al uitgereikte factuur en vermeld het factuurnummer; ga niet uit van een automatische wijziging.

Bron bij dit onderdeel: monday.com: facturen downloaden, betalingsbewijs en de uitzondering bij bankoverschrijving · monday.com: contactformulier voor ondersteuning

Wat je de accountbeheerder kunt schrijven

Identificeer het account in je bericht met het accountadres en zeg welk document je nodig hebt. Je kunt de bordnaam ter verduidelijking toevoegen, maar baseer het verzoek om een abonnementsfactuur op het account en de periode. Betaalgegevens helpen ook als de beheerder de ondersteuning moet inschakelen.

Vul het accountadres, de periode en het e-mailadres voor de overdracht in. Geef onbekende gegevens als onbekend aan; stuur geen wachtwoord of volledig betaalkaartnummer.

Bron bij dit onderdeel: monday.com: facturen downloaden, betalingsbewijs en de uitzondering bij bankoverschrijving · monday.com: tussen accounts wisselen in je browser · monday.com: contactformulier voor ondersteuning

Bronnen en verder lezen