Die Rechnung für Ihr Xero-Abonnement finden Sie über den Link in der E-Mail an den Rechnungskontakt oder im passenden Konto unter Subscription & billing und Billing accounts. Sie belegt den Einkauf von Xero für Ihr Unternehmen. Ihre Kundenrechnungen betreffen dagegen Ihre Verkäufe. Diese Anleitung gilt für direkt von Xero abgerechnete Abonnements.

Prüfen Sie zuerst, wer Ihnen das Abo berechnet

Prüfen Sie auf einem früheren Beleg oder in einer Abo-Benachrichtigung, wer die Leistung abrechnet. Berechnet ein Vermittler Ihnen das Abo weiter, fragen Sie ihn nach dem Beleg. Im direkten Xero-Abrechnungskonto finden Sie diesen Einkauf möglicherweise nicht.

Haben Sie das Abonnement über den Apple App Store oder Google Play gekauft, suchen Sie den Beleg im Kaufverlauf des jeweiligen Stores und Kontos. Die aktuelle Xero-Hilfe unterscheidet beide Stores. Die mobile App zu nutzen bedeutet noch nicht, dass der Kauf über einen Store lief. Der folgende Weg gilt für die direkte Abrechnung durch Xero.

Benachrichtigung vorhanden oder Hilfe nötig?

Sie haben die Abo-E-Mail: Öffnen Sie den Link zur Online-Rechnung und prüfen Sie Zeitraum und Empfänger. Xero beschreibt eine monatliche E-Mail an den Rechnungskontakt. Ein Rechnungslink bedeutet jedoch nicht, dass ein PDF angehängt ist.

Keine E-Mail vorhanden: Bitten Sie den Subscriber der Organisation, Organisationsname → Subscription and billing → Billing accounts zu öffnen. Beim richtigen Abrechnungskonto öffnet er das Menü und wählt View invoices. Ein Klick auf die Rechnungsnummer öffnet die Online-Rechnung. Standardmäßig sind zwölf Monate sichtbar; Statement Type → Recent Bills - 24 months erweitert den Zeitraum auf 24 Monate. In der geöffneten Rechnung wählt er PDF oder Download → PDF und öffnet die gespeicherte Datei.

Xero: View invoices →

Sie wissen nicht, wer der Abonnent ist? Klicken Sie in der Webversion von Xero auf den Organisationsnamen und wählen Sie My Xero. Suchen Sie auf der Registerkarte Home in der Zeile dieser Organisation die Spalte Subscription. Ein Klick auf den Namen des Abonnenten zeigt dessen E-Mail-Adresse. Stehen dort stattdessen Info, Upgrade und Transfer, sind Sie selbst der Abonnent. Den Ablauf beschreibt Xeros Anleitung zur Ermittlung des Abonnenten.

Xeros Anleitung zur Ermittlung des Abonnenten →

Im geöffneten Konto fehlt der Beleg: Gleichen Sie das Abrechnungskonto mit dem Einkauf ab. Ein Konto kann mehrere Organisationen abdecken. Erwarten Sie deshalb nicht automatisch eine eigene Rechnung je Organisation.

Der Subscriber ist nicht erreichbar: Notieren Sie Zeitraum, Organisation und bekannte Zahlungsdaten und schicken Sie eine konkrete Anfrage an die Person, die das Abo verwaltet. Lassen Sie den Beleg als ausstehend vermerkt. Ein Export Ihrer Kundenrechnungen ersetzt ihn nicht.

Zwei Organisationen bedeuten nicht zwingend zwei Rechnungen

Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen nutzt Xero für die Organisationen Studio und Handel. Beide Abos werden über ein Abrechnungskonto bezahlt. Die Buchhaltung öffnet Studio und findet eine Rechnung, die Studio an einen Kunden ausgestellt hat. Sie belegt einen Verkauf des Studios, nicht den Einkauf von Xero.

Der Subscriber findet die Rechnung des passenden Abrechnungskontos. Die Buchhaltung gleicht Anbieter, Empfänger, Abo-Beschreibungen, Zeitraum und Betrag mit dem Einkauf ab. Umfasst die Rechnung Studio und Handel, ist nicht allein wegen der zwei Organisationen ein weiterer Beleg nötig. Entscheidend ist, welche Abos sie enthält.

Das Beispiel hilft, den Beleg zum richtigen Einkauf zu erkennen. Es bestimmt weder die steuerliche Verwendbarkeit noch die Buchung.

Stellen Sie eine konkrete Anfrage

Nennen Sie den Einkauf, für den Sie den Beleg brauchen. Der Organisationsname allein reicht möglicherweise nicht, wenn ein Abrechnungskonto mehrere Abos abdeckt.

Bitte schick mir die Xero-Abonnementrechnung für [Organisationen] für [Zeitraum]. Bekannte Angaben zum Einkauf: [Zahlungsdatum und Betrag, soweit bekannt]. Bitte prüfe das passende Billing account und ob die Rechnung auch weitere unserer Organisationen umfasst. Ich brauche Xeros Rechnung für das Abo, keine von uns ausgestellte Kundenrechnung. Falls sie nur online verfügbar ist, sag mir bitte, wie wir ein Dokument für die vereinbarte Übergabe erhalten können.

Ergänzen Sie nur bekannte Angaben. Um einen Beleg zu finden, müssen Sie weder nach einem Passwort fragen noch einen Zugang teilen.

Eine vorhandene Rechnung bestätigt keine Zahlung

Eine Rechnung kann verfügbar sein, obwohl sie unbezahlt ist oder eine Zahlung noch verarbeitet wird. Prüfen Sie zuerst, ob es die richtige Abo-Rechnung ist, und anschließend den Zahlungsstatus.

Benötigen Sie eine Datei für die Buchhaltung? Öffnen Sie die konkrete Online-Rechnung und wählen Sie PDF oder Download → PDF. Sie finden die Datei im Downloadordner. Fehlt diese Option in Ihrem Konto, bitten Sie den Subscriber oder den Xero-Support um eine Kopie. Unterscheiden Sie bei der Übergabe klar zwischen Link und angehängtem Dokument.

Öffnen Sie die erhaltene Datei, vergleichen Sie ihre Angaben mit der ausgewählten Rechnung und speichern Sie sie am vereinbarten Ort. Haben Sie nur einen Link, sagen Sie das dem Empfänger und vereinbaren Sie, wie Sie den Beleg nachreichen.

Was die E-Mail-Sammlung erfassen kann

HeyRup bereitet die Suche nach PDF-Rechnungen in einem verbundenen E-Mail-Postfach und die Weitergabe ausgewählter Belege an die Buchhaltung vor. Ein Link zur Xero-Online-Rechnung ist kein PDF-Anhang. Besorgen Sie reine Portalbelege separat; verlassen Sie sich nicht darauf, dass HeyRup den Link öffnet oder die Originalrechnung erstellt.

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Quellen und weitere Lektüre