Caută factura abonamentului Xero prin linkul trimis contactului de facturare sau în contul potrivit, la Subscription & billing → Billing accounts. Documentează cumpărarea serviciului Xero de către firma ta. Facturile pe care le emiți clienților documentează vânzările tale. Ghidul se referă la abonamente facturate direct de Xero.

Verifică mai întâi cine îți facturează serviciul

Verifică un document anterior sau o notificare a abonamentului pentru a identifica cine îți facturează serviciul. Dacă un intermediar ți-l refacturează, cere-i lui documentul. Este posibil să nu găsești acea achiziție într-un cont facturat direct de Xero.

Dacă ai cumpărat abonamentul prin Apple App Store sau Google Play, caută documentul în istoricul cumpărăturilor din magazinul și contul corespunzător. Ajutorul actual Xero distinge ambele magazine. Folosirea aplicației mobile nu înseamnă că ai cumpărat printr-un magazin. Ruta de mai jos se aplică facturării directe Xero.

Ai notificarea sau ai nevoie de titular?

Ai e-mailul abonamentului: deschide linkul către factura online și verifică perioada și destinatarul. Xero descrie un e-mail lunar trimis contactului de facturare. Un link nu înseamnă că mesajul conține și un PDF atașat.

Nu ai e-mailul: cere subscriberului organizației să deschidă numele organizației → Subscription and billing → Billing accounts. Lângă contul corect de facturare, trebuie să deschidă meniul și să selecteze View invoices, apoi numărul facturii pentru a o deschide online. Implicit apar douăsprezece luni; Statement Type → Recent Bills - 24 months extinde afișarea la 24 de luni. În factura deschisă, trebuie să aleagă PDF sau Download → PDF și să deschidă fișierul salvat.

Xero: View invoices →

Nu știi cine este titularul abonamentului? În versiunea web Xero, fă clic pe numele organizației și selectează My Xero. În fila Home, găsește coloana Subscription pentru organizația respectivă. Fă clic pe numele titularului pentru a vedea adresa sa de e-mail. Dacă în locul numelui apar Info, Upgrade și Transfer, tu ești titularul. Urmează instrucțiunile Xero pentru identificarea titularului.

instrucțiunile Xero pentru identificarea titularului →

Documentul lipsește din contul deschis: compară contul de facturare cu achiziția căutată. Un cont poate acoperi mai multe organizații. Nu presupune automat că fiecare are o factură separată.

Titularul nu este disponibil: notează perioada, organizația și datele de plată cunoscute și trimite o cerere precisă persoanei care gestionează abonamentul. Păstrează documentul ca lipsă până îl obții. Exportul facturilor pentru clienți nu îl înlocuiește.

Două organizații nu înseamnă neapărat două facturi

Exemplu fictiv: o firmă folosește Xero pentru organizațiile Studio și Magazin și plătește ambele abonamente dintr-un cont de facturare. Contabila deschide Studio și găsește o factură emisă unui client. Aceasta documentează vânzarea Studioului, nu achiziția Xero.

Titularul găsește factura contului potrivit. Contabila compară furnizorul, destinatarul, descrierea abonamentelor, perioada și suma cu achiziția. Dacă factura include Studio și Magazin, nu trebuie căutat alt document doar fiindcă există două organizații. Contează ce abonamente sunt incluse efectiv.

Exemplul ajută la identificarea documentului achiziției corecte. Nu stabilește tratamentul fiscal sau modul de înregistrare contabilă.

Trimite o cerere concretă

Precizează achiziția pentru care ai nevoie de document. Numele organizației poate să nu fie suficient dacă un cont acoperă mai multe abonamente.

Te rog să-mi trimiți factura abonamentului Xero pentru [organizații], aferentă perioadei [perioadă]. Datele cunoscute ale achiziției sunt [data și suma plății, dacă sunt cunoscute]. Verifică Billing account corespunzător și dacă factura include și alte organizații ale noastre. Am nevoie de factura Xero pentru abonament, nu de o factură emisă de noi unui client. Dacă este disponibilă doar online, spune-mi cum putem obține un document pentru predarea convenită.

Completează doar informațiile cunoscute. Găsirea facturii nu presupune să ceri o parolă sau să partajezi accesul.

Factura găsită nu confirmă plata

Factura poate fi disponibilă chiar dacă este neachitată sau plata este încă în procesare. Verifică mai întâi că este factura abonamentului corect, apoi verifică separat starea plății.

Ai nevoie de un fișier pentru contabil? Deschide factura online corespunzătoare și selectează PDF sau Download → PDF. Găsești fișierul în folderul de descărcări. Dacă opțiunea lipsește din contul tău, cere o copie subscriberului sau asistenței Xero. La predare, distinge clar între un link și un document atașat.

Deschide fișierul obținut, compară datele cu factura aleasă și salvează-l în locul convenit. Dacă ai doar un link, spune-i destinatarului și stabiliți cum vei completa documentul.

Ce poate colecta căutarea în e-mail

HeyRup pregătește căutarea facturilor PDF într-o căsuță de e-mail conectată și transmiterea documentelor selectate către contabilă. Un link către factura Xero nu este un PDF atașat. Obține separat documentele disponibile doar într-un portal; nu presupune că HeyRup va deschide linkul sau va crea factura originală.

Vrei să primești o notificare la lansare? Lasă adresa de e-mail în formularul de pe site-ul HeyRup în română.

site-ul HeyRup în română →

Surse și lecturi suplimentare